Quản trị học (Tiếp theo) Chương 5

Ch­¬ng 5 Chøc n¨ng kiÓm tra

              Môc ®Ých: Sau khi nghiªn cøu vµ häc tËp xong ch­¬ng nµy, Sinh viªn cã thÓ:

v      N¾m ®­îc quan ®iÓm vµ ý nghÜa cña c«ng t¸c kiÓm tra trong doanh nghiÖp

v      N¾m ®­îc néi dung cÇn kiÓm tra vµ c¸c ph­¬ng ph¸p thÝch hîp ®Ó kiÓm tra

v      HiÓu vµ biÕt c¸ch vËn dông c«ng t¸c kiÓm tra trong thùc tÕ ®Ó c¸c ho¹t ®éng theo kÕ ho¹ch ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch cã hiÖu qu¶.

v      Trªn c¬ së nh÷ng nhËn thøc trªn, Sinh viªn cã thÓ  phÊn ®Êu rÌn luyÖn ®Ó trë thµnh nh÷ng nhµ qu¶n trÞ giái trong t­¬ng lai.

5.1.      C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n vÒ kiÓm tra

5.1.1.   Kh¸i niÖm

Theo H.Fayol “trong kinh doanh, kiÓm tra lµ viÖc kiÓm chøng xem mäi viÖc cã thùc hiÖn theo kÕ ho¹ch ®· ®­îc v¹ch ra vµ theo nh÷ng chØ thÞ, nh÷ng nguyªn t¾c ®· ®­îc Ên ®Þnh  hay kh«ng. Nã cã nhiÖm vô v¹ch ra nh÷ng khuyÕt ®iÓm vµ sai lÇm ®Ó söa ch÷a, ng¨n ngõa sù vi ph¹m. Nã ®èi phã víi mäi sù , bao gåm sù vËt, con ng­êi vµ hµnh ®éng”.

Víi t­ c¸ch mét chøc n¨ng qu¶n trÞ, kiÓm tra ®­îc hiÓu lµ: “qu¸ tr×nh x¸c ®Þnh thµnh qu¶ ®¹t ®­îc trªn thùc tÕ, so s¸nh nã víi nh÷ng tiªu chuÈn ®· x©y dùng; trªn c¬ së ®ã ph¸t hiÖn ra sù sai lÖch vµ nguyªn nh©n cña sù sai lÖch ®ã; ®ång thêi ®Ò ra c¸c gi¶i ph¸p cho mét ch­¬ng tr×nh hµnh ®éng nh»m kh¾c phôc sù sai lÖch ®Ó ®¶m b¶o cho doanh nghiÖp ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu ®· ®Þnh”.

5.1.2.   B¶n chÊt cña kiÓm tra

- HÖ thèng ph¶n håi vÒ kÕt qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng: Th«ng th­êng, c¬ chÕ kiÓm tra trong qu¶n trÞ ®­îc x©y dùng theo nguyªn t¾c cña hÖ thèng ph¶n håi. Theo hÖ thèng nµy, c¸c nhµ qu¶n trÞ tiÕn hµnh ®o l­êng kÕt qu¶ thùc tÕ, so s¸nh c¸c kÕt qu¶ nµy víi c¸c tiªu chuÈn, x¸c ®Þnh vµ ph©n tÝch c¸c sai lÖch. Sau ®ã, ®Ó thùc hiÖn nh÷ng ®iÒu chØnh cÇn thiÕt, hä ph¶i ®­a ra mét ch­¬ng tr×nh cho ho¹t ®éng ®iÒu chØnh vµ thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh nh»m ®i tíi kÕt qu¶ mong muèn.

 

 

S¬ ®å 5.1: Vßng liªn hÖ ng­îc cña kiÓm tra

- KiÓm tra lµ hÖ thèng ph¶n håi dù b¸o: Ng­îc l¹i víi hÖ thèng ph¶n håi vÒ kÕt qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng, hÖ thèng kiÓm tra dù b¸o sÏ gi¸m s¸t ngay ®Çu vµo cña hÖ thèng vµ qu¸ tr×nh thùc hiÖn ®Ó kh¼ng ®Þnh xem nh÷ng ®Çu vµo vµ c¶ qu¸ tr×nh ®ã cã ®¶m b¶o cho hÖ thèng thùc hiÖn kÕ ho¹ch hay kh«ng. NÕu kh«ng th× nh÷ng ®Çu vµo hoÆc qu¸ tr×nh trong hÖ thèng sÏ ®­îc thay ®æi ®Ó thu ®­îc kÕt qu¶ mong muèn.

 

 

 

 

 

 

S¬ ®å 5.2: HÖ thèng kiÓm tra dù b¸o

5.1.3 Vai trß cña kiÓm tra

KiÓm tra lµ nhu cÇu c¬ b¶n nh»m hoµn thiÖn c¸c quyÕt ®Þnh trong qu¶n trÞ. KiÓm tra thÈm ®Þnh tÝnh ®óng sai cña ®­êng lèi, chiÕn l­îc, kÕ ho¹ch, ch­¬ng tr×nh vµ dù ¸n; tÝnh tèi ­u cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ; tÝnh phï hîp cña c¸c ph­¬ng ph¸p mµ c¸n bé qu¶n trÞ ®· vµ ®ang sö dông ®Ó ®­a doanh nghiÖp tiÕn tíi môc tiªu cña m×nh. Nh­ vËy:

- KiÓm tra nh»m ®¶m b¶o cho c¸c kÕ ho¹ch ®­îc thùc hiÖn víi hiÖu qu¶ cao nhê viÖc chñ ®éng ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng sai lÇm tr­íc khi chóng trë nªn nghiªm träng.

- KiÓm tra nh»m ®¶m b¶o thùc thi quyÒn lùc qu¶n trÞ cña nh÷ng ng­êi l·nh ®¹o doanh nghiÖp. Nhê kiÓm tra, c¸c nhµ qu¶n trÞ cã thÓ kiÓm so¸t ®­îc nh÷ng yÕu tè sÏ ¶nh h­ëng ®Õn sù thµnh c«ng cña doanh nghiÖp

- KiÓm tra gióp doanh nghiÖp theo s¸t vµ ®èi phã víi sù thay ®æi cña m«i tr­êng. Thay ®æi lµ thuéc tÝnh tÊt yÕu cña m«i tr­êng. Nhê kiÓm tra c¸c nhµ qu¶n trÞ sÏ n¾m ®­îc bøc tranh toµn c¶nh vÒ m«i tr­êng vµ cã nh÷ng ph¶n øng thÝch hîp tr­íc c¸c vÊn ®Ò vµ c¬ héi th«ng qua viÖc ph¸t hiÖn kÞp thêi  nh÷ng thay ®æi ®ang vµ sÏ ¶nh h­ëng ®Õn s¶n phÈm vµ dÞch vô cña doanh nghiÖp.

- KiÓm tra t¹o tiÒn ®Ò cho qu¸ tr×nh hoµn thiÖn vµ ®æi míi. Víi viÖc ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng, kiÓm tra kh¼ng ®Þnh nh÷ng gi¸ trÞ nµo sÏ quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng cña doanh nghiÖp trong s¶n xuÊt kinh doanh. Nh÷ng gi¸ trÞ ®ã sÏ ®­îc tiªu chuÈn ho¸ ®Ó trë thµnh môc ®Ých, môc tiªu, quy t¾c, chuÈn mùc cho hµnh vi cña c¸c nh©n viªn trong doanh nghiÖp. §ång thêi, kiÓm tra gióp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ b¾t ®Çu l¹i chu tr×nh c¶i tiÕn mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp th«ng qua viÖc x¸c ®Þnh nh÷ng vÊn ®Ò vµ c¬ héi cho doanh nghiÖp

- T¹o ®iÒu kiÖn ®Ó thùc hiÖn mét c¸ch thuËn lîi c¸c chøc n¨ng uû quyÒn, chØ huy vµ thùc hiÖn chÕ ®é tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n

 

5.1.4 Néi dung vµ møc ®é kiÓm tra

5.1.4.1. Néi dung kiÓm tra

                  NhiÖm vô chung cña kiÓm tra trong doanh nghiÖp lµ th«ng qua kiÓm tra ph¶i ph¸t hiÖn ra nh÷ng sai lÖch cña thùc tÕ so víi môc tiªu, tõ ®ã ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p thÝch hîp vµ kÞp thêi ®Ó c¶i tiÕn, hoµn thiÖn qu¸ tr×nh x©y dùng kÕ ho¹ch còng nh­ tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch. VÒ mÆt cô thÓ, c«ng t¸c kiÓm tra ph¶i ®¹t ®­îc nh÷ng môc ®Ých c¬ b¶n sau:

- B¶o ®¶m kÕt qu¶ ®¹t ®­îc phï hîp víi môc tiªu cña tæ chøc.

- B¶o ®¶m c¸c nguån lùc cña tæ chøc ®­îc sö dông mét c¸ch h÷u hiÖu.

- Lµm s¸ng tá vµ ®Ò ra nh÷ng kÕt qu¶ mong muèn chÝnh x¸c h¬n theo thø tù quan träng

- X¸c ®Þnh vµ dù ®o¸n nh÷ng chiÒu h­íng chÝnh vµ nh÷ng thay ®æi cÇn thiÕt trong c¸c vÊn ®Ò nh­: ThÞ tr­êng, s¶n phÈm, tµi nguyªn, tiÖn nghi, c¬ së vËt chÊt...

- Ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng vÊn ®Ò vµ nh÷ng ®¬n vÞ bé phËn chÞu tr¸ch nhiÖm ®Ó söa sai.

- Lµm ®¬n gi¶n ho¸ c¸c vÊn ®Ò uû quyÒn, chØ huy, quyÒn hµnh vµ tr¸ch nhiÖm

- Ph¸c th¶o c¸c tiªu chuÈn t­êng tr×nh b¸o c¸o ®Ó lo¹i bít nh÷ng g× Ýt quan träng hay kh«ng cÇn thiÕt.

- Phæ biÕn nh÷ng chØ dÉn cÇn thiÕt mét c¸ch liªn tôc ®Ó c¶i tiÕn sù hoµn tÊt c«ng t¸c tiÕt kiÖm thêi gian, c«ng søc cña mäi ng­êi ®Ó gia t¨ng n¨ng suÊt vµ ®em l¹i lîi nhuËn cao.

Muèn thùc hiÖn ®­îc nh÷ng nhiÖm vô trªn cÇn ph¶i x¸c ®Þnh râ néi dung kiÓm tra, møc ®é kiÓm tra. Trªn thùc tÕ, mçi mét sai lÇm cã thÓ ph¸t sinh tõ nhiÒu kh©u, cã liªn quan tíi nhiÒu bé phËn vµ c¸ nh©n kh¸c nhau. V× vËy, ®Ó x¸c ®Þnh ®Çy ®ñ nhÊt vÒ nguyªn nh©n còng nh­ hËu qu¶ cña nh÷ng sai lÇm ®ã cÇn ph¶i tæ chøc kiÓm tra mét c¸ch toµn diÖn. Tuy nhiªn, ®iÒu nµy kh«ng ph¶i khi nµo còng thùc hiÖn ®­îc vµ kh«ng ph¶i khi nµo còng cÇn thiÕt ph¶i thùc hiÖn nh­ thÕ míi cã thÓ ®¹t ®­îc môc tiªu ®Ò ra. C¸ch kiÓm tra hiÖu qu¶ nhÊt ®Ó thu hót ®­îc sù ñng hé cña ®«ng ®¶o mäi ng­êi trong tæ chøc lµ thùc hiÖn mét c¸ch khoa häc, cã kÕ ho¹ch, cã tæ chøc chÆt chÏ, cã ph­¬ng ph¸p ®óng ®Ó sao cho chØ cÇn tiªu tèn søc lùc, thêi gian, tµi chÝnh mét c¸ch Ýt nhÊt nh­ng vÉn ®¹t ®­îc môc tiªu ®Ò ra. §Ó ®¹t ®­îc ®iÒu nµy, c«ng t¸c kiÓm tra cÇn tËp trung vµo nh÷ng khu vùc, nh÷ng ho¹t ®éng, nh÷ng con ng­êi cã kh¶ n¨ng ¶nh h­ëng lín tíi sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. §ã chÝnh lµ c¸c khu vùc träng t©m vµ nh÷ng ®iÓm kiÓm tra thiÕt yÕu:

- C¸c khu vùc ho¹t ®éng thiÕt yÕu lµ nh÷ng lÜnh vùc, khÝa c¹nh, yÕu tè cña doanh nghiÖp cÇn ph¶i ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ cao ®Ó ®¶m b¶o cho toµn bé mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp ®Òu dÉn ®Õn thµnh c«ng nh­ mong ®îi.

- C¸c ®iÓm kiÓm tra thiÕt yÕu lµ nh÷ng ®iÓm th­êng x¶y ra thiÕu sãt, h¹n chÕ vµ khi x¶y ra th× th­êng cã ¶nh h­ëng lín tíi kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp

            §Ó thÊy râ ®iÒu nµy, chóng ta cã thÓ tham kh¶o mét sè ®iÓm kiÓm tra thiÕt yÕu trong nh÷ng lÜnh vùc quan träng cña doanh nghiÖp nh­ sau:

S¶n xuÊt	Marketing	Qu¶n trÞ nh©n sù	Tµi chÝnh kÕ to¸n
- Chñng lo¹i SP - Sè l­îng SP - ChÊt l­îng SP - Chi phÝ SX - Møc ®é hoµn thµnh kÕ ho¹ch SX	- Doanh thu tiªu thô - Chi phÝ b¸n hµng - Chi phÝ qu¶ng c¸o - Møc ®é hµi lßng cña ng­êi tiªu dïng - KÕt qu¶ b¸n hµng cña tõng nh©n viªn	- N¨ng suÊt lao ®éng - Mèi quan hÖ gi÷a nh÷ng ng­êi lao ®éng - Nh÷ng c¸ nh©n tËp thÓ ®iÓn h×nh - Ph¸t triÓn lùc l­îng qu¶n trÞ viªn	- Tµi s¶n cña doanh nghiÖp - KÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh - Dù tr÷ - L­u chuyÓn tiÒn tÖ

            Trªn thùc tÕ, viÖc x¸c ®Þnh ®­îc nh÷ng ®iÓm thiÕt yÕu trong kiÓm tra kh«ng ph¶i khi nµo còng dÔ dµng vµ thuËn lîi. §Ó t×m ®­îc nh÷ng néi dung kiÓm tra h÷u hiÖu, chóng ta cÇn ph¶i tr¶ lêi ®­îc nh÷ng c©u hái c¬ b¶n nh­ sau:

            - Nh÷ng ®iÓm nµo ph¶n ¶nh râ nhÊt môc tiªu cña tæ chøc?

            - Nh÷ng ®iÓm nµo ph¶n ¶nh râ nhÊt t×nh tr¹ng kh«ng ®¹t ®­îc môc tiªu?

            - Nh÷ng ®iÓm nµo ®o l­êng tèt nhÊt sù sai lÖch?

            - Nh÷ng ®iÓm nµo x¸c ®Þnh râ nhÊt tr¸ch nhiÖm cña c¸c c¸ nh©n, bé phËn cã liªn quan

            - Nh÷ng ®iÓm nµo thùc hiÖn mét c¸ch thuËn tiÖn nhÊt vµ Ýt tèn kÐm nhÊt

5.1.4.2. Møc ®é kiÓm tra

            Trong thùc tÕ ®ang cßn tån t¹i hai quan ®iÓm tr¸i ng­îc nhau vÒ kiÓm tra. Cã quan ®iÓm cho r»ng nªn kiÓm tra, hä thÝch ®­îc kiÓm tra v× th«ng qua kiÓm tra nhµ qu¶n trÞ cã thÓ ®¸nh gi¸ ®­îc chÝnh x¸c c«ng tr¹ng vµ nh÷ng nç lùc cè g¾ng cña nh÷ng ng­êi thùc hiÖn c«ng viÖc. Th«ng th­êng nh÷ng ng­êi thÝch ®­îc kiÓm tra lµ nh÷ng ng­êi lµm tèt vµ cã nhiÒu cè g¾ng nªn ®¹t ®­îc nhiÒu thµnh tÝch trong c«ng t¸c. Bªn c¹nh quan ®iÓm trªn cßn cã quan ®iÓm sî kiÓm tra nªn hä th­êng nÐ tr¸nh vµ cã nh÷ng biÓu hiÖn thiÕu hîp t¸c ®èi víi c¸c c¸n bé kiÓm tra. Th«ng th­êng ®©y lµ nh÷ng ng­êi thiÕu n¨ng lùc c«ng t¸c, thiÕu ý thøc tæ chøc kû luËt vµ hay ph¹m ph¶i khuyÕt ®iÓm trong khi lµm viÖc. Bªn c¹nh c¶n trë nµy, viÖc kiÓm tra th¸i qu¸ cßn cã thÓ g©y ra sù chèng ®èi, mÊt æn ®Þnh trong tæ chøc, dÔ g©y ra sù c¨ng th¼ng, mÊt ®oµn kÕt, ¶nh h­ëng ®Õn c¸c ho¹t ®éng trong doanh nghiÖp. ChÝnh v× vËy, cÇn ph¶i x¸c ®Þnh møc ®é vµ ph¹m vi kiÓm tra mét c¸ch khoa häc ®Ó tr¸nh hai khuynh h­íng kiÓm tra th¸i qu¸ hoÆc bu«ng láng kiÓm tra. Nãi c¸ch kh¸c, khi thiÕt lËp hÖ thèng kiÓm tra cÇn ph¶i ®¶m b¶o sù c©n ®èi tèt nhÊt gi÷a kiÓm tra vµ quyÒn tù do c¸ nh©n; gi÷a chi phÝ cho kiÓm tra vµ lîi Ých mµ kiÓm tra mang l¹i. MÆt kh¸c, c¸c yÕu tè ¶nh h­ëng tíi qu¸ tr×nh kiÓm tra lu«n cã sù thay ®æi nªn qu¸ tr×nh kiÓm tra, ph­¬ng ph¸p kiÓm tra còng ph¶i th­êng xuyªn ®æi míi cho phï hîp víi hoµn c¶nh vµ m«i tr­êng.

5.1.5.   Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi hÖ thèng kiÓm tra

Trong qu¸ tr×nh x©y dùng c¸c hÖ thèng kiÓm tra vµ tiÕn hµnh c«ng t¸c kiÓm tra cÇn tu©n theo c¸c yªu cÇu sau ®©y:

5.1.5.1.  KiÓm tra ph¶i cã träng ®iÓm

Khi ®· x¸c ®Þnh râ môc ®Ých kiÓm tra, cÇn ph¶i x¸c ®Þnh nªn kiÓm tra ë ®©u ®Ó tËp trung sù chó ý vµo c¸c khu vùc vµ c¸c ®iÓm kiÓm tra ®ã. Th«ng th­êng ®ã lµ c¸c khu vùc ho¹t ®éng thiÕt yÕu hay x¶y ra sai sãt, tËp trung nhiÒu nguån lùc. Trªn thùc tÕ c¸c nhµ qu¶n lý ph¶i lùa chän vµ x¸c ®Þnh ph¹m vi cÇn kiÓm tra. NÕu kh«ng x¸c ®Þnh ®­îc chÝnh x¸c khu vùc träng ®iÓm, nh­ kiÓm tra trªn mét khu vùc qu¸ réng, sÏ lµm tèn kÐm thêi gian, l·ng phÝ tiÒn b¹c, nguyªn vËt liÖu vµ viÖc kiÓm tra sÏ kÐm hiÖu qu¶.

5.1.5.2.  KiÓm tra t¹i n¬i x¶y ra ho¹t ®éng vµ cã kÕ ho¹ch râ rµng

Yªu cÇu nµy ®ßi hái viÖc kiÓm tra kh«ng chØ dùa vµo c¸c sè liÖu vµ b¸o c¸o thèng kª mµ ph¶i ®­îc tiÕn hµnh ngay t¹i n¬i diÔn ra c¸c ho¹t ®éng vµ ph¶i ®­îc thùc hiÖn theo mét kÕ ho¹ch cô thÓ, râ rµng.

5.1.5.3.  KiÓm tra cÇn chó träng tíi sè l­îng nhá c¸c nguyªn nh©n

Yªu cÇu nµy nªu râ: Trong mét c¬ héi ngÉu nhiªn nhÊt ®Þnh, mét sè l­îng nhá c¸c nguyªn nh©n còng cã thÓ g©y ra ®a sè c¸c kÕt qu¶. §©y lµ mét yªu cÇu rÊt quan träng t¹o c¬ së khoa häc cho c¸c nhµ qu¶n trÞ khi hä cè g¾ng x¸c ®Þnh c¸c khu vùc ho¹t ®éng thiÕt yÕu, c¸c ®iÓm kiÓm tra thiÕt yÕu. Yªu cÇu nµy còng ®ßi hái trong qu¸ tr×nh kiÓm tra ph¶i xem xÐt kü cµng mäi nguyªn nh©n g©y nªn nh÷ng sai lÖch cña ho¹t ®éng so víi kÕ ho¹ch ®Ó cã thÓ ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p ®iÒu chØnh cã hiÖu qu¶

5.1.5.4.  B¶n th©n ng­êi thùc hiÖn ho¹t ®éng ph¶i tù kiÓm tra

Yªu cÇu nµy ®ßi hái mçi ng­êi, mçi bé phËn ph¶i tù kiÓm tra m×nh lµ tèt nhÊt. Kh¶ n¨ng tù kiÓm tra ®Ó tù hoµn thiÖn thÓ hiÖn tr×nh ®é ph¸t triÓn cao cña mét hÖ thèng.

5.1.5.5.  KiÓm tra ph¶i ®­îc thiÕt kÕ c¨n cø trªn kÕ ho¹ch ho¹t ®éng cña tæ chøc vµ c¨n cø theo cÊp bËc cña ®èi t­îng ®­îc kiÓm tra

C¬ së ®Ó tiÕn hµnh kiÓm tra th­êng lµ dùa vµo kÕ ho¹ch. Do vËy, nã ph¶i ®­îc thiÕt kÕ theo kÕ ho¹ch ho¹t ®éng tæ chøc. MÆt kh¸c, kiÓm tra cßn cÇn ®­îc thiÕt kÕ c¨n cø theo cÊp bËc cña ®èi t­îng ®­îc kiÓm tra

5.1.5.6.  KiÓm tra ph¶i ®­îc thiÕt kÕ theo ®Æc ®iÓm c¸ nh©n c¸c nhµ qu¶n trÞ

KiÓm tra nh»m gióp nhµ qu¶n lý n¾m ®­îc nh÷ng g× ®ang x¶y ra, cho nªn nh÷ng th«ng tin thu thËp ®­îc trong qu¸ tr×nh kiÓm tra ph¶i ®­îc nhµ qu¶n lý th«ng hiÓu. Nh÷ng th«ng tin hay c¸ch diÔn ®¹t th«ng tin kiÓm tra mµ nhµ qu¶n lý kh«ng hiÓu ®­îc, th× hä sÏ kh«ng thÓ sö dông, vµ do ®ã sù kiÓm tra sÏ kh«ng cßn t¸c dông.

5.1.5.7.  KiÓm tra ph¶i c«ng khai, kh¸ch quan, chÝnh x¸c

Qu¸ tr×nh qu¶n trÞ dÜ nhiªn lµ bao gåm nhiÒu yÕu tè chñ quan cña nhµ qu¶n trÞ, nh­ng viÖc xem xÐt c¸c bé phËn cÊp d­íi cã lµm tèt c«ng viÖc hay kh«ng, kh«ng thÓ lµ sù ph¸n ®o¸n chñ quan. NÕu nh­ thùc hiÖn kiÓm tra víi nh÷ng ®Þnh kiÕn cã s½n sÏ kh«ng cho chóng ta cã ®­îc nh÷ng nhËn xÐt vµ ®¸nh gi¸ ®óng møc vÒ ®èi t­îng ®­îc kiÓm tra, kÕt qu¶ kiÓm tra sÏ bÞ sai lÖch vµ sÏ lµm cho tæ chøc gÆp ph¶i nh÷ng tæn thÊt lín

5.1.5.8.  HÖ thèng kiÓm tra ph¶i phï hîp víi nÒn v¨n ho¸ cña tæ chøc

§Ó viÖc kiÓm tra cã hiÖu qu¶ cao cÇn x©y dùng mét quy tr×nh vµ c¸c nguyªn t¾c kiÓm tra phï hîp víi nÐt v¨n ho¸ cña doanh nghiÖp. NÕu nhµ qu¶n trÞ trong tæ chøc cã phong c¸ch l·nh ®¹o d©n chñ, nh©n vien lµm viÖc tù gi¸c, lu«n s¸ng t¹o vµ cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm th× viÖc kiÓm tra ho¹t ®éng cña cÊp d­íi vµ nh©n viªn kh«ng nªn thùc hiÖn qu¸ th­êng xuyªn. Ng­îc l¹i, nÕu nh©n viªn cÊp d­íi quen lµm viÖc víi c¸c nhµ qu¶n trÞ cã phong c¸ch ®éc ®o¸n, th­êng xuyªn chØ ®¹o chÆt chÏ, chi tiÕt vµ nh©n viªn cã tÝnh û l¹i, kh«ng cã kh¶ n¨ng linh ho¹t th× kh«ng thÓ ¸p dông c¸ch kiÓm tra, trong ®ã nhÊn m¹nh ®Õn sù tù gi¸c hay tù ®iÒu chØnh cña mçi ng­êi.

5.1.5.9.  KiÓm tra ph¶i hiÖu qu¶, tiÕt kiÖm

C¸c kü thuËt vµ c¸ch tiÕp cËn kiÓm tra ®­îc coi lµ cã hiÖu qu¶ khi chóng cã kh¶ n¨ng lµm s¸ng tá nguyªn nh©n vµ ®iÒu chØnh nh÷ng sai lÖch tiÒm tµng vµ thùc tÕ so víi kÕ ho¹ch víi møc chi phÝ nhá nhÊt. Yªu cÇu nµy ®ßi hái lîi Ých cña kiÓm tra ph¶i t­¬ng xøng víi chi phÝ cho nã. MÆc dï yªu cÇu nµy lµ ®¬n gi¶n nh­ng khã trong thùc hµnh. Th«ng th­êng c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i bá ra nhiÒu chi phÝ tèn kÐm cho c«ng t¸c kiÓm tra nh­ng kÕt qu¶ thu ®­îc do kiÓm tra l¹i kh«ng t­¬ng xøng.

5.1.5.10.  KiÓm tra ph¶i ®­a ®Õn hµnh ®éng

Dùa vµo kÕt qu¶ kiÓm tra nhµ qu¶n lý ph¶i hµnh ®éng. Cã thÓ ®ã lµ s¾p xÕp l¹i tæ chøc, ®iÒu chØnh l¹i kÕ ho¹ch, c¾t gi¶m chi tiªu, ®µo t¹o l¹i nh©n viªn, thay ®æi phong c¸ch l·nh ®¹o.

NÕu nhËn ra sai lÖch so víi kÕ ho¹ch ®Æt ra mµ kh«ng ®iÒu chØnh, th× viÖc kiÓm tra mÊt t¸c dông, ý nghÜa.

5.1.5.11.  KiÓm tra ph¶i ®ång bé, linh ho¹t ®a d¹ng

Muèn cho viÖc kiÓm tra ®em l¹i hiÖu qu¶ thiÕt thùc th× cÇn tiÕn hµnh ®ång bé ë nhiÒu kh©u, kÕt hîp nhiÒu ph­¬ng ph¸p víi nhau. C¸c ph­¬ng ph¸p kiÓm tra, h×nh thøc kiÓm tra còng ph¶i ®­îc ¸p dông linh ho¹t, uyÓn chuyÓn, phï hîp víi tõng ®èi t­îng, quy m«, môc ®Ých cña kiÓm tra.

5.2.      Qu¸ tr×nh kiÓm tra

Qu¸ tr×nh kiÓm tra ®­îc ph¶n ¸nh qua ®Þnh nghÜa cña Robert J.Mockless: “KiÓm tra trong qu¶n trÞ lµ cè g¾ng mét c¸ch cã hÖ thèng ®Ó x¸c ®Þnh c¸c tiªu chuÈn so víi môc tiªu kÕ ho¹ch, thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin ph¶n håi, so s¸nh sù thùc hiÖn víi c¸c tiªu chuÈn, x¸c ®Þnh vµ ®o l­êng møc ®é sai lÖch vµ thùc hiÖn viÖc ®iÒu chØnh ®Ó ®¶m b¶o r»ng mäi nguån lùc ®· sö dông mét c¸ch cã hiÖu qu¶ nhÊt trong viÖc thùc hiÖn môc tiªu”.

Qua ®Þnh nghÜa trªn, ta thÊy qu¸ tr×nh kiÓm tra gåm 3 giai ®o¹n:

 

                                                                           

                                                                                             

 

                                           

                                                                        

 

 

 

                                                          Kh«ng

S¬ ®å 5.3: TiÕn tr×nh kiÓm tra

5.2.1.   X©y dùng hÖ thèng c¸c tiªu chuÈn vµ ph­¬ng ph¸p kiÓm tra

Ø Kh¸i niÖm tiªu chuÈn kiÓm tra:

Tiªu chuÈn kiÓm tra lµ nh÷ng chuÈn mùc mµ c¸c c¸ nh©n, tËp thÓ vµ doanh nghiÖp ph¶i thùc hiÖn ®Ó ®¶m b¶o cho toµn bé doanh nghiÖp ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶.

C¸c tiªu chuÈn cña kiÓm tra rÊt phong phó do tÝnh chÊt ®Æc thï cña doanh nghiÖp, c¸c bé phËn vµ con ng­êi; do sù ®a d¹ng cña c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô ®­îc t¹o ra vµ do cã v« vµn c¸c kÕ ho¹ch, ch­¬ng tr×nh ®­îc x©y dùng. ChÝnh v× vËy, ®Ó t¹o ra hiÖu qu¶ cho kiÓm tra th× c¸c tiªu chuÈn ®Ò ra ph¶i hîp lý vµ cã kh¶ n¨ng thùc hiÖn ®­îc trªn thùc tÕ. X©y dùng mét hÖ thèng tiªu chuÈn v­ît qu¸ kh¶ n¨ng thùc hiÖn råi sau ®ã ph¶i ®iÒu chØnh h¹ thÊp bít c¸c tiªu chuÈn nµy lµ mét ®iÒu nªn tr¸nh ngay tõ ®Çu.

NÕu nhµ qu¶n trÞ biÕt c¸ch x¸c ®Þnh tiªu chuÈn mét c¸ch thÝch hîp, ®ång thêi n¾m v÷ng kü thuËt nhËn ®Þnh xem thùc sù cÊp d­íi ®ang lµm g×, ®ang ®øng ë chç nµo th× viÖc ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ thùc hiÖn c«ng viÖc t­¬ng ®èi dÔ dµng.

Ø C¸c d¹ng tiªu chuÈn cña kiÓm tra:

   - C¸c tiªu chuÈn ®Þnh tÝnh (kh«ng thÓ hiÖn b»ng c¸c con sè cô thÓ) vµ ®Þnh l­îng (cã thÓ biÓu diÔn b»ng con sè).

- C¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp, lÜnh vùc, bé phËn vµ con ng­êi. Môc tiªu lµ nh÷ng tiªu chuÈn kiÓm tra tèt nhÊt v× ®ã lµ th­íc ®o sù thµnh c«ng cña c¸c kÕ ho¹ch; lµ c¨n cø ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp vµ møc ®é hoµn thµnh nghÜa vô ®­îc giao cña c¸c tËp thÓ, c¸c ph©n hÖ vµ c¸ nh©n. C¸c môc tiªu cÇn  cè g¾ng thÓ hiÖn d­íi d¹ng ®Þnh l­îng, b»ng nh÷ng chØ tiªu cô thÓ.

- C¸c tiªu chuÈn thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh: §©y lµ c¬ së ®Ó ®¸nh gi¸ viÖc thùc hiÖn c¸c ch­¬ng tr×nh môc tiªu nh­ ch­¬ng tr×nh ph¸t triÓn s¶n phÈm míi, ch­¬ng tr×nh c¶i tiÕn chÊt l­îng s¶n phÈm, ch­¬ng tr×nh thay ®æi nh·n hiÖu

- C¸c chØ tiªu chÊt l­îng ®èi víi s¶n phÈm vµ dÞch vô

- C¸c ®Þnh møc kinh tÕ - kü thuËt ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ ph©n phèi s¶n phÈm

- C¸c tiªu chuÈn vÒ vèn: §©y lµ nh÷ng chØ tiªu ®o l­êng sù thùc hiÖn vèn ®Çu t­ trong c¸c doanh nghiÖp nh­ kho¶n thu håi trªn vèn ®Çu t­, tû lÖ gi÷a c¸c kho¶n nî hiÖn cã víi tµi s¶n hiÖn cã…

- C¸c tiªu chuÈn thu nhËp: Nh­ kho¶n thu nhËp trªn mét km xe kh¸ch chë kh¸ch, sè tiÒn thu ®­îc trªn mét tÊn hµng b¸n ®­îc…

Trong qu¸ tr×nh x©y dùng c¸c tiªu chuÈn kiÓm tra cÇn chó ý tíi mét sè yªu cÇu:

- CÇn cè g¾ng l­îng ho¸ c¸c tiªu chuÈn kiÓm tra

- Sè l­îng tiªu chuÈn kiÓm tra cÇn cã giíi h¹n trong møc cÇn thiÕt

- Cã sù tham gia réng r·i cña nh÷ng ng­êi thùc hiÖn trong qu¸ tr×nh x©y dùng c¸c tiªu chuÈn kiÓm tra cho ho¹t ®éng cña chÝnh hä

- C¸c tiªu chuÈn cÇn ph¶i linh ho¹t phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña tõng doanh nghiÖp, tõng bé phËn, con ng­êi trong doanh nghiÖp.

Ø   Lùa chän ph­¬ng ph¸p kiÓm tra:

Trªn thùc tÕ cã nhiÒu ph­¬ng ph¸p kiÓm tra kh¸c nhau nh­: KiÓm tra toµn bé, kiÓm tra chän mÉu, kiÓm tra b»ng thiÕt bÞ, kiÓm tra b»ng trùc quan... Mçi ph­¬ng ph¸p kiÓm tra ®Òu cã tÝnh hai mÆt, bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm, cßn cã nh÷ng nh­îc ®iÓm. ChÝnh v× vËy, cÇn ph¶i lùa chän ph­¬ng ph¸p kiÓm tra mét c¸ch chÝnh x¸c vµ phï hîp víi ®iÒu kiÖn cña doanh nghiÖp trong tõng thêi kú cô thÓ

5.2.2.   §o l­êng vµ ®èi chiÕu víi tiªu chuÈn

NÕu c¸c tiªu chuÈn ®­îc v¹ch ra mét c¸ch thÝch hîp vµ nÕu cã c¸c ph­¬ng tiÖn ®Ó x¸c ®Þnh mét c¸ch chÝnh x¸c r»ng cÊp d­íi ®ang lµm g×, c¸c nhµ qu¶n trÞ cã thÓ ®¸nh gi¸ thµnh qu¶ thùc tÕ cña nh÷ng nh©n viªn d­íi quyÒn cña hä. Tuy nhiªn, viÖc ®¸nh gi¸ ®ã kh«ng ph¶i bao giê còng thùc hiÖn ®­îc. Cã nhiÒu ho¹t ®éng khã cã thÓ ®­a ra c¸c tiªu chuÈn chÝnh x¸c vµ cã nhiÒu ho¹t ®éng khã cho sù ®o l­êng

Ø §o l­êng sù thùc hiÖn:

             ViÖc ®o l­êng kÕt qu¶ thùc hiÖn kÕ ho¹ch trªn thùc tÕ cÇn ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu c¬ b¶n sau:

            - Ph¶i c¨n cø vµo nh÷ng tiªu chuÈn ®Æt ra ®Ó ®¸nh gi¸ kÕt qu¶

- ViÖc ®o l­êng ®­îc tiÕn hµnh t¹i c¸c khu vùc ho¹t ®éng thiÕt yÕu vµ c¸c ®iÓm kiÓm tra thiÕt yÕu trªn c¬ së néi dung ®· ®­îc x¸c ®Þnh

- Ph¶i ®¶m b¶o tÝnh kh¸ch quan trong ®o l­êng. Muçn vËy, ph¶i x¸c ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm, th¸i ®é cña c¸c cÊp qu¶n trÞ, kh«ng ®­îc thµnh kiÕn, ®éc ®o¸n, tr¸nh buéc téi, bÊt c«ng, tr¸nh nhËn ®Þnh chñ quan khi ch­a cã ®ñ c¬ së

- §¶m b¶o võa cã lîi cho doanh nghiÖp, võa cã lîi cho c¸ nh©n, bé phËn. Th«ng qua kiÓm tra, qu¶n trÞ viªn cÊp cao ®¸nh gi¸ ®­îc n¨ng lùc cña cÊp qu¶n trÞ viªn cÊp d­íi. §ång thêi, ®èi víi cÊp qu¶n trÞ viªn cÊp d­íi cã thÓ qua ®o l­êng kh¼ng ®Þnh ®­îc vÞ trÝ cña m×nh, nhËn thøc ®­îc nh÷ng thiÕu sãt, h¹n chÕ ®Ó cã biÖn ph¸p kh¾c phôc kÞp thêi.

ViÖc ®o l­êng chÝnh x¸c kÕt qu¶ thùc tÕ sÏ mang l¹i nh÷ng lîi Ých rÊt lín ®ã lµ:

- §Ó dù b¸o ®­îc nh÷ng sai lÖch tr­íc khi chóng trë nªn trÇm träng, ngoµi kÕt qu¶ cuèi cïng cña ho¹t ®éng, viÖc ®o l­êng nhiÒu khi ph¶i ®­îc thùc hiÖn ®èi víi ®Çu vµo cña ho¹t ®éng, kÕt qu¶ cña tõng giai ®o¹n ho¹t ®éng, nh÷ng dÊu hiÖu vµ thay ®æi cã thÓ ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng nh»m cã t¸c ®éng ®iÒu chØnh kÞp thêi

             - §Ó rót ra ®­îc nh÷ng kÕt luËn ®óng ®¾n vÒ ho¹t ®éng vµ kÕt qu¶ thùc hiÖn còng nh­ nguyªn nh©n cña nh÷ng sai lÖch, viÖc ®o l­êng ®­îc lÆp ®i lÆp l¹i b»ng nh÷ng c«ng cô hîp lý.

- V× ng­êi tiÕn hµnh gi¸m s¸t, ®o l­êng sù thùc hiÖn víi ng­êi ®¸nh gi¸ vµ ra quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh cã thÓ kh¸c nhau nªn ph¶i x©y dùng ®­îc mèi quan hÖ truyÒn thèng hîp lý gi÷a hä

Ø §¸nh gi¸, ®èi chiÕu víi tiªu chuÈn:

§¸nh gi¸ lµ sù xem xÐt sù phï hîp gi÷a kÕt qu¶ ®o l­êng so víi tiªu chuÈn. NÕu sù thùc hiÖn phï hîp víi c¸c tiªu chuÈn, nhµ qu¶n trÞ cã thÓ kÕt luËn mäi viÖc vÉn diÔn ra theo ®óng kÕ ho¹ch vµ kh«ng cÇn sù ®iÒu chØnh. Ng­îc l¹i, nÕu kÕt qu¶ thùc hiÖn kh«ng phï hîp víi tiªu chuÈn th× cÇn ®iÒu chØnh. Khi ®ã, ng­êi ta tiÕn hµnh ph©n tÝch nguyªn nh©n cña sù sai lÖch vµ nh÷ng hËu qu¶ cña nã ®èi víi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp ®Ó ®i tíi kÕt luËn cã cÇn tiÕn hµnh ®iÒu chØnh hay kh«ng vµ nÕu cÇn th× x©y dùng ®­îc mét ch­¬ng tr×nh ®iÒu chØnh cã hiÖu qu¶.

NÕu c¸c tiªu chuÈn ®­îc v¹ch ra mét c¸ch thÝch hîp vµ nÕu c¸c ph­¬ng tiÖn ®o l­êng cã kh¶ n¨ng x¸c ®Þnh mét c¸ch chÝnh x¸c kÕt qu¶ ho¹t ®éng th× viÖc ®¸nh gi¸ sù thùc hiÖn thùc tÕ hoÆc t­¬ng lai lµ c«ng viÖc t­¬ng ®èi dÔ dµng. Tuy nhiªn, cã nhiÒu ho¹t ®éng khã x¸c ®Þnh ®­îc tiªu chuÈn chÝnh x¸c vµ còng khã ®o l­êng, dù b¸o sù thùc hiÖn

5.2.3.   TiÕn hµnh ®iÒu chØnh c¸c sai lÖch hoÆc c¸c tiªu chuÈn

§iÒu chØnh lµ nh÷ng t¸c ®éng bæ sung trong qu¸ tr×nh qu¶n trÞ ®Ó kh¾c phôc nh÷ng sai lÖch gi÷a viÖc thùc hiÖn ho¹t ®éng trªn thùc tÕ so víi môc tiªu, kÕ ho¹ch ®· ®Ò ra nh»m kh«ng ngõng c¶i tiÕn chÊt l­îng ho¹t ®éng

Th«ng qua viÖc ®o l­êng vµ ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ë b­íc trªn, chóng ta sÏ x¸c ®Þnh ®­îc cÇn ph¶i ¸p dông nh÷ng biÖn ph¸p g×, ë ®©u, lµm nh­ thÕ nµo ®Ó ®¶m b¶o cho viÖc thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng ngµy cµng ®em l¹i kÕt qu¶ cao h¬n.

ViÖc ®iÒu chØnh c¸c sai lÖch trong thùc tÕ cã thÓ tiÕn hµnh theo c¸c h­íng: §iÒu chØnh kÕ ho¹ch, thay ®æi môc tiªu, söa ®æi c«ng t¸c tæ chøc, t¨ng c­êng nh©n viªn, lùa chän bè trÝ l¹i nh©n sù, t¨ng c­êng huÊn luyÖn, båi d­ìng nh©n viªn, ®×nh chØ, c¸ch thøc…

§iÒu chØnh lµ cÇn thiÕt nh­ng cÇn ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu:

- ChØ ®iÒu chØnh khi thùc sù cÇn

- §iÒu chØnh ®óng møc ®é, tr¸nh g©y t¸c dông xÊu

- Ph¶i tÝnh tíi hËu qu¶ sau khi ®iÒu chØnh

- Tr¸nh ®Ó lì thêi c¬, tr¸nh b¶o thñ

- Tuú ®iÒu kiÖn mµ sö dông ph­¬ng ph¸p ®iÒu chØnh cho hîp lý

Mét c¸ch thÓ hiÖn kh¸c, qu¸ tr×nh kiÓm tra ®­îc ph©n chia thµnh 6 b­íc víi “®Çu vµo” lµ kÕt qu¶ thùc tÕ ®· ®¹t vµ “®Çu ra” lµ kÕt qu¶ mong muèn sau khi ®iÒu chØnh.

 

S¬ ®å 5.4. C¸c b­íc kiÓm tra

XÐt tæng qu¸t h¬n, kiÓm tra kh«ng ®¬n thuÇn chØ lµ viÖc kiÓm chøng kÕt qu¶ sau khi ®· thùc hiÖn; mµ lµ qu¸ tr×nh chñ ®éng kiÓm tra tõ tr­íc khi thùc hiÖn (kiÓm tra ®Çu vµo), kiÓm tra trong khi ®ang thùc hiÖn (kiÓm tra hiÖn hµnh) vµ kiÓm tra sau khi thùc hiÖn (kiÓm tra ®Çu ra, kiÓm tra kÕt qu¶). KiÓm tra tr­íc khi thùc hiÖn nh»m tr¸nh sai lÇm ngay tõ ®Çu, dùa vµo c¸c th«ng tin míi nhÊt vÒ c¸c yÕu tè cña m«i tr­êng kinh doanh (bªn ngoµi vµ bªn trong doanh nghiÖp) ®Ó ®èi chiÕu víi kÕ ho¹ch ®· lËp; qua ®ã kÞp thêi ®iÒu chØnh cho phï hîp. KiÓm tra trong khi thùc hiÖn nh»m th¸o gì nh÷ng trë ng¹i, v­íng m¾c n¶y sinh, qua theo dâi trùc tiÕp nh÷ng diÔn biÕn trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn.

 

S¬ ®å 5.5: Chu tr×nh kiÓm tra

Trong qu¸ tr×nh kiÓm tra, cÇn l­u ý thªm c¸c vÊn ®Ò:

- uû quyÒn trong kiÓm tra: Trong tr­êng hîp ng­êi qu¶n trÞ kh«ng thÓ trùc tiÕp thùc hiÖn viÖc kiÓm tra, cÇn uû quyÒn cho ng­êi kh¸c trªn nguyªn t¾c ®¶m b¶o t­¬ng xøng gi÷a tr¸ch nhiÖm víi quyÒn h¹n ®­îc giao.

- Thêi ®iÓm vµ thêi h¹n kiÓm tra: Chän thêi ®iÓm kiÓm tra thÝch hîp sÏ gióp ph¸t hiÖn kÞp thêi c¸c sai lÖch, gi¶m tæn thÊt. X¸c ®Þnh thêi h¹n kiÓm tra hîp lý sÏ t¹o m«i tr­êng æn ®Þnh cho ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp; tr¸nh lµm s¬ sµi hoÆc qu¸ kÐo dµi.

- Quy ®Þnh ng­êi cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra vµ ng­êi cã tr¸ch nhiÖm xö lý c¸c kÕt qu¶ kiÓm tra (qua ®ã cã ch­¬ng tr×nh ®iÒu chØnh).

5.3.      C¸c h×nh thøc vµ kü thuËt kiÓm tra

5.3.1.   C¸c h×nh thøc kiÓm tra

C¸c h×nh thøc kiÓm tra rÊt ®a d¹ng vµ cã thÓ ®­îc ph©n lo¹i theo nhiÒu tiªu chÝ kh¸c nhau nh­ qu¸ tr×nh hµnh ®éng, theo møc ®é tæng qu¸t cña néi dung kiÓm tra, theo tÇn suÊt cña c¸c cuéc kiÓm tra, theo chñ thÓ tiÕn hµnh kiÓm tra.

Ø C¸c h×nh thøc kiÓm tra xem xÐt theo qu¸ tr×nh ho¹t ®éng:

Theo tiªu chÝ nµy, kiÓm tra bao gåm nh÷ng d¹ng c¬ b¶n ®ã lµ:

- KiÓm tra tr­íc ho¹t ®éng: H×nh thøc kiÓm tra nµy dïng ®Ó ®¶m b¶o nguån lùc cÇn thiÕt cho mét ho¹t ®éng nµo ®ã ®· ®­îc ghi vµo ng©n s¸ch vµ ®­îc chuÈn bÞ ®Çy ®ñ c¶ vÒ sè l­îng, chñng lo¹i, chÊt l­îng vµ ®Õn n¬i quy ®Þnh.

- KiÓm tra trong ho¹t ®éng: Lµ theo dâi c¸c ho¹t ®éng ®ang diÔn ra ®Ó ®¶m b¶o ch¾c ch¾n r»ng mäi c¸i ®Òu h­íng ®Õn c¸c môc tiªu. Nh÷ng tiªu chuÈn chØ ®¹o ho¹t ®éng ®ang diÔn ra ®­îc rót ra tõ nh÷ng phÇn m« t¶ c«ng viÖc vµ tõ nh÷ng chÝnh s¸ch ®­îc h×nh thµnh tõ chøc n¨ng lËp kÕ ho¹ch. ViÖc kiÓm tra trong ho¹t ®éng ®­îc thùc hiÖn chñ yÕu b»ng nh÷ng ho¹t ®éng gi¸m s¸t cña nh÷ng nhµ qu¶n trÞ.

- KiÓm tra sau ho¹t ®éng: Lµ h×nh thøc kiÓm tra, ®o l­êng kÕt qu¶ cuèi cïng cña ho¹t ®éng

Ø Theo møc ®é tæng qu¸t cña néi dung kiÓm tra:

Theo c¸ch ph©n lo¹i nµy, cã c¸c h×nh thøc kiÓm tra c¬ b¶n ®ã lµ:

- KiÓm tra toµn bé: Nh»m ®¸nh gi¸ viÖc thùc hiÖn môc tiªu, kÕ ho¹ch cña doanh nghiÖp mét c¸ch tæng thÓ

- KiÓm tra bé phËn: Lµ kiÓm tra ®èi víi tõng lÜnh vùc, bé phËn, ph©n hÖ cô thÓ cña doanh nghiÖp

- KiÓm tra c¸ nh©n:  KiÓm tra ®èi víi nh÷ng con ng­êi cô thÓ trong doanh nghiÖp

Ø Theo tÇn suÊt cña c¸c cuéc kiÓm tra:

Víi c¸ch ph©n lo¹i nµy, chóng ta cã c¸c lo¹i kiÓm tra ®ã lµ:

- KiÓm tra ®ét xuÊt: Lµ kiÓm tra kh«ng theo ®Þnh kú ®Þnh s½n

- KiÓm tra ®Þnh kú: Lµ kiÓm tra ®­îc thùc hiÖn theo kÕ ho¹ch ®· ®Þnh trong tõng thêi gian vµ tËp trung vµo mét sè chøc n¨ng qu¶n trÞ

- KiÓm tra liªn tôc: Lµ gi¸m s¸t th­êng xuyªn trong mäi thêi ®iÓm, víi mäi cÊp, mäi ®èi t­îng, mäi kh©u vµ mäi néi dung kiÓm tra

Ø Theo mèi quan hÖ gi÷a chñ thÓ vµ ®èi t­îng kiÓm tra:

- KiÓm tra lµ ho¹t ®éng kiÓm tra cña l·nh ®¹o doanh nghiÖp vµ c¸n bé chuyªn nghiÖp ®èi víi ®èi t­îng qu¶n lý

- Tù kiÓm tra lµ viÖc ph¸t triÓn nh÷ng nhµ qu¶n trÞ vµ nh©n viªn cã n¨ng lùc vµ ý thøc kû luËt cao; cã kh¶ n¨ng gi¸m s¸t b¶n th©n vµ ¸p dông thµnh th¹o kiÕn thøc, kü n¨ng, kü x¶o ®Ó hoµn thµnh c¸c môc tiªu, kÕ ho¹ch víi hiÖu qu¶ cao.

5.3.2.   C¸c kü thuËt kiÓm tra

C¸c kü thuËt kiÓm tra lµ nh÷ng c«ng cô, ph­¬ng tiÖn ®Ó tiÕn hµnh c«ng t¸c kiÓm tra. Theo thêi gian, víi sù tiÕn bé cña khoa häc qu¶n trÞ vµ c«ng nghÖ tin häc, hµng lo¹t c¸c c«ng cô, ph­¬ng tiÖn hiÖn ®¹i ®· ra ®êi ®¸p øng yªu cÇu n©ng cao hiÖu qu¶ cña kiÓm tra trong qu¶n trÞ kinh doanh.

5.3.2.1. C¸c c«ng cô kiÓm tra truyÒn thèng

Ø C¸c d÷ liÖu thèng kª

C¸c d÷ liÖu thèng kª dï mang tÝnh lÞch sö hay dù ®o¸n ®Òu rÊt quan träng ®èi víi c«ng t¸c kiÓm tra. Chóng ph¶n ¸nh râ rµng kÕt qu¶ thùc hiÖn kÕ ho¹ch trong tõng lÜnh vùc hay toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp (lç, l·i, doanh sè, gi¸ cao, chi phÝ, kh¶ n¨ng thu håi vèn ®Çu t­, n¨ng suÊt,t×nh h×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm v.v...). H¬n thÕ n÷a, c¸c d÷ liÖu thèng kª qua ph©n tÝch sÏ cho thÊy xu thÕ vËn ®éng cña c¸c sù vËt, hiÖn t­îng vµ do ®ã lµ c«ng cô h÷u hiÖu cho kiÓm tra dù b¸o.

C¸c d÷ liÖu thèng kª cã thÓ ®­îc thÓ hiÖn d­íi nhiÒu d¹ng (nh­ biÓu, b¶ng). Muèn cho c¸c d÷ liÖu trë nªn cã ý nghÜa, ngay c¶ khi chóng ®­îc thÓ hiÖn trªn c¸c biÓu ®å còng cÇn s¸ng tá ®­îc nh÷ng vÊn ®Ò nhÊt ®Þnh. Ch¼ng h¹n viÖc t¨ng hoÆc gi¶m3% hay 5% chi phÝ so víi kÕ ho¹ch cã ý nghÜa g× ? Sù sai lÖch ®ã nghiªm träng tíi møc nµo? §iÒu g× cã thÓ x¶y ra trong thêi gian tíi? Ai chÞu tr¸ch nhiÖm? v.v...

Cã b¶y d¹ng biÓu ®å ®­îc sö dông réng r·i trong kiÓm tra:

- BiÓu ®å nh©n qu¶: Th­êng ®­îc dïng ®Ó minh ho¹ c¸c nguyªn nh©n cña mét vÊn ®Ò nhÊt ®Þnh vµ nhãm chóng l¹i theo cÊp lo¹i.

- L­u ®å (hay biÓu ®å dßng qu¸ tr×nh): Lµ sù tr×nh bµy b»ng h×nh ¶nh c¸c b­íc trong mét qu¸ tr×nh.

- BiÓu ®å Pareto: §­îc sö dông theo tËp hîp d÷ liÖu ®Ó ph©n cÊp c¸c nguyªn nh©n sao cho cã thÓ chØ ra ®­îc c¸c møc ®é ­u tiªn. øng dông cña chóng t¹o ra quy t¾c 80 - 20, trong ®ã chØ ra r»ng 80% vÊn ®Ò xuÊt ph¸t tõ 20% c¸c nguyªn nh©n.

- BiÓu ®å khuynh h­íng: Cho thÊy sù biÕn thiªn cña kÕt qu¶ ho¹t ®éng trong mét giai ®o¹n.

- BiÓu ®å ph©n bè: Dïng ®Ó ®o tÇn sè xuÊt hiÖn mét vÊn ®Ò nµo ®ã, vÝ dô nh­ mét ®oµn tµu ho¶ khëi hµnh trÔ m­êi phót bao nhiªu lÇn so víi trÔ n¨m phót, hay s¸u phót.

- BiÓu ®å ph©n t¸n: Minh ho¹ mèi quan hÖ gi÷a hai biÕn sè, nh­ chiÒu cao vµ träng l­îng. Khi mét biÕn gia t¨ng th× biÕn kia sÏ bÞ ¶nh h­ëng ra sao.

- BiÓu ®å kiÓm tra: Lµ c«ng cô tiªn tiÕn nhÊt trong b¶y lo¹i, ®­îc dïng ®Ó ph¶n ¸nh sù biÕn ®æi trong hÖ thèng. Chóng lµ c¸c biÓu ®å khuynh h­íng víi c¸c giíi h¹n trªn vµ d­íi ®­îc x¸c ®Þnh theo thèng kª. Chõng nµo c¸c biÕn sè cña qu¸ tr×nh r¬i vµo bªn trong giíi h¹n, hÖ thèng ®­îc coi lµ “n»m” trong tÇm kiÓm so¸t.

Trong doanh nghiÖp cã rÊt nhiÒu lo¹i d÷ liÖu thèng kª, nh­ng mét trong nh÷ng d÷ liÖu thèng kª quan träng nhÊt ®­îc cung cÊp th«ng qua c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh.

Ø C¸c b¶n b¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh

B¸o c¸o tµi chÝnh lµ nh÷ng b¶n ph©n tÝch tæng hîp nhÊt vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh nh­ tµi s¶n, c«ng nî còng nh­ kÕt qu¶ kinh doanh trong kú cña doanh nghiÖp.

C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh ®­îc sö dông ®Ó theo dâi gi¸ trÞ tiÒn tÖ cña c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô vµo vµ ra khái doanh nghiÖp, nã lµ c«ng cô ®Ó gi¸m s¸t ba ®iÒu kiÖn tµi chÝnh chñ yÕu cña doanh nghiÖp lµ:

- Kh¶ n¨ng thanh to¸n cña doanh nghiÖp

- §iÒu kiÖn tµi chÝnh chung cña doanh nghiÖp (c©n b»ng gi÷a c¸c kho¶n nî vµ cã)

- Kh¶ n¨ng sinh lîi cña doanh nghiÖp

Tuú thuéc vµo tõng doanh nghiÖp, c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh cã thÓ ®­îc lËp cho hµng n¨m, hµng quý, hµng th¸ng.

Ø Ng©n quü

Ng©n quü lµ mét trong nh÷ng c«ng cô kiÓm tra l©u ®êi nhÊt vµ ®­îc sö dông réng r·i nhÊt.

Nh÷ng ®iÒu kiÖn ®Ó kiÓm tra ng©n quü cã hiÖu qu¶ lµ:

- ViÖc lËp vµ qu¶n lý ng©n quü ph¶i thu hót ®­îc sù quan t©m ®Æc biÖt cña c¶ nh÷ng nhµ l·nh ®¹o doanh nghiÖp vµ nh÷ng qu¶n trÞ viªn cÊp d­íi.

- Ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc nh÷ng tiªu chuÈn hîp lý ®Ó dùa vµo ®ã, c¸c ch­¬ng tr×nh vµ c«ng viÖc cã thÓ chuyÓn thµnh nhu cÇu vÒ lao ®éng, chi phÝ ho¹t ®éng, chi phÝ vÒ vèn, vÒ thêi gian, kh«ng gian vµ c¸c nguån lùc kh¸c.

- Cã ®­îc mét hÖ thèng th«ng tin ph¶n håi cã hiÖu qu¶ ®Ó biÕt ®­îc c¸c ng©n quü ®ang vµ sÏ ®­îc thùc hiÖn nh­ thÕ nµo.

Ø C¸c b¸o c¸o vµ ph©n tÝch chuyªn m«n

C¸c b¶n b¸o c¸o vµ ph©n tÝch chuyªn m«n th­êng ®­îc sö dông trong ph¹m vi c¸c vÊn ®Ò riªng lÎ cã tÇm quan träng ®Æc biÖt ®èi víi doanh nghiÖp. Nhê c¸c b¶n b¸o c¸o vµ ph©n tÝch chuyªn m«n mµ c¸c nhµ qu¶n trÞ cã thÓ ph¸t hiÖn ®­îc nguyªn nh©n s©u xa cña nh÷ng sai lÖch mµ kh«ng mét b¶n b¸o c¸o thèng kª nµo cã thÓ ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, vµ dù b¸o ®­îc nh÷ng vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt, nh÷ng c¬ héi cÇn ph¶i tËn dông.

5.3.2.2. C¸c c«ng cô kiÓm tra hiÖn ®¹i

Ø Ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ vµ kiÓm tra ch­¬ng tr×nh (Program Evaluation and Review Technique - PERT)

D¹ng ®Çu tiªn cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ c¸c hÖ thèng biÓu ®å ®­îc ®­a ra bëi Herry  Gantt tõ ®Çu thÕ kû XX vµ ®­îc coi lµ mét cuéc c¸ch m¹ng trong qu¶n lý. Ngµy nay PERT kh«ng cßn chØ ¸p dông trong v¨n phßng cña c¸c dù ¸n chuyªn m«n cña H¶i qu©n Mü mµ ®· trë thµnh c«ng cô chÝnh trong viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ kiÓm tra trong mäi hÖ thèng tõ c¸c doanh nghiÖp ®Õn c¸c c¬ quan qu¶n lý nhµ n­íc. Theo ph­¬ng ph¸p nµy mçi c«ng viÖc cÇn mét nót vµ ®­îc tr×nh bµy d­íi d¹ng mét biÓu ®å thÓ hiÖn tÝnh liªn tôc  c¸c mèi liªn hÖ cña nh÷ng c«ng viÖc vµ nh÷ng ®iÒu kiÖn ®Ó hoµn thµnh mét c«ng viÖc ®ã.

Ø LËp ng©n quü theo ch­¬ng tr×nh môc tiªu (Program planning and budgeting - PPB)

§©y lµ mét ph­¬ng ph¸p tiÕp cËn míi ®èi víi viÖc lËp ng©n quü. Ban ®Çu ph­¬ng ph¸p nµy ®­îc dïng trong  ho¹t ®éng lËp kÕ ho¹ch vµ kiÓm tra cña c¸c c¬ quan qu¶n lý nhµ n­íc nh­ng hiÖn nay ®· phæ cËp réng r·i trong mäi tæ chøc. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, ng­êi ta g¾n viÖc lËp ng©n quü víi viÖc hoµn thµnh mét ch­¬ng tr×nh môc tiªu nµo ®ã

Ø   C¸c c«ng cô vµ ph­¬ng tiÖn kiÓm tra

- §iÖn tho¹i, m¸y fax, m¸y vi tÝnh, hÖ thèng v« tuyÕn ®iÖn

- C¸c thiÕt bÞ dông cô theo dâi ®o l­êng chÝnh x¸c, c¸c thiÕt bÞ kiÓm tra t©m lý,...

 

Tãm t¾t lý thuyÕt

Trong ch­¬ng nµy, chóng ta ®· nghiªn cøu nh÷ng vÊn ®Ò rÊt kh¸i qu¸t vÒ c«ng t¸c kiÓm tra trong doanh nghiÖp. Nh÷ng néi dung chñ yÕu cÇn chó ý ®ã lµ:

§          KiÓm tra lµ chøc n¨ng cuèi cïng cña qu¶n lý, song kh«ng ph¶i lµ c«ng ®o¹n cuèi cïng, nã ®­îc thùc hiÖn trong suèt qu¸ tr×nh kinh doanh (®èi víi tõng viÖc, tõng c«ng ®o¹n s¶n xuÊt - dÞch vô vµ kÕt qu¶ cuèi cïng cña c¶ chu kú kinh doanh).  §©y lµ kh©u then chèt cña qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý vµ lµ c¬ së ®Ó ®¸nh gi¸ kÕt qu¶, hiÖu qu¶ kinh doanh; lµ c¬ së ®Ó nh×n nhËn l¹i, tæng kÕt kinh nghiÖm, hoµn thiÖn c«ng viÖc thuéc c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ.

§         KiÓm tra gåm cã 4 néi dung chÝnh:

o        X©y dùng c¸c tiªu chuÈn hoÆc c¸c chØ tiªu ho¹t ®éng

o        §o c¸c kÕt qu¶ thùc tÕ x¶y ra

o        So s¸nh kÕt qu¶ thùc tÕ víi tiªu chuÈn hoÆc víi c¸c chØ tiªu

o        §iÒu chØnh c¸c ho¹t ®éng nÕu ph¸t hiÖn ra nh÷ng sai lÖch

§         Cã c¸c d¹ng kiÓm tra:

o        KiÓm tra ®Çu vµo, kiÓm tra trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng, kiÓm tra kÕt qu¶ ®Çu ra;

o        KiÓm tra chñ ®éng

o        KiÓm tra toµn bé c¸c c«ng viÖc hoÆc toµn bé l« s¶n phÈm s¶n xuÊt vµ kiÓm tra x¸c suÊt

o        KiÓm tra vÒ tµi chÝnh

o        KiÓm tra th­êng xuyªn ®Þnh kú theo kÕ ho¹ch vµ kiÓm tra ®ét xuÊt

o        KiÓm tra ph­¬ng ph¸p vµ kiÓm tra kÕt qu¶

o        KiÓm tra trùc tiÕp

C©u hái «n tËp

1.                   Kh¸i niÖm vµ vai trß cña kiÓm tra trong qu¶n trÞ kinh doanh?

2.                   B¶n chÊt cña kiÓm tra? Nh÷ng yªu cÇu, nguyªn t¾c c¬ b¶n cña kiÓm tra?

3.                   Qu¸ tr×nh kiÓm tra? H·y nªu mét tËp hîp tiªu chuÈn kiÓm tra cho mét lÜnh vùc mµ b¹n quan t©m?

4.                   H·y nªu nh÷ng ph­¬ng ph¸p cÇn ph¶i sö dông ®Ó kiÓm tra sù th¨ng tiÕn cña b¹n trong qu¸ tr×nh c«ng t¸c cña m×nh.

5.                   C¸c c«ng cô kiÓm tra c¬ b¶n trong qu¶n trÞ kinh doanh?

6.                   T¹i sao l¹i cã nhiÒu chñ thÓ thùc hiÖn kiÓm tra ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp? §iÒu ®ã cã thÓ g©y khã kh¨n cho doanh nghiÖp hay kh«ng? 

Nghiªn cøu t×nh huèng

T×nh huèng 1:  m­êi c¸ch kiÓm so¸t liªn doanh cña c«ng ty mü

KiÓm so¸t lµ mét vÊn ®Ò mµ ng­êi qu¶n lý kh«ng thÓ l¬i láng, nhÊt lµ kiÓm so¸t c¸c liªn doanh. Mü ®­a ra 10 c¸ch kiÓm so¸t ®èi víi tr­êng hîp liªn doanh 50 / 50 nh­ sau:

1. Ph¸t hµnh hai lo¹i vèn cæ phÇn: ®­îc bÇu vµ kh«ng ®­îc bÇu - tuy chia lîi nhuËn b»ng nhau, nh­ng sao cho sè phiÕu chiÕm ®a sè thuéc vÒ phÝa Mü.

2. S¾p xÕp mét tho¶ thuËn 49 - 49, cßn 2% ®Æt trong tay cña mét bªn thø ba lµ bªn th©n víi Mü.

3. Quy ®Þnh trong ®iÒu lÖ phô thuéc, phÝa Mü sÏ cã ®a sè c¸c gi¸m ®èc trong ban l·nh ®¹o.

4. Cã quy ®Þnh phô hoÆc ®iÒu lÖ quy ®Þnh r»ng, c¸c gi¸m ®èc Mü (cho dï b»ng nhau vÒ sè l­îng víi bªn cïng liªn doanh) sÏ bæ nhiÖm c¸c thµnh viªn cña ban gi¸m ®èc.

5. Cã quy ®Þnh phô quy ®Þnh r»ng, nÕu cÇn ph¶i bÇu l¹i xem ai th¾ng khi hai bªn b»ng nhau, th× lóc ®ã vÞ thÕ cña Mü sÏ tréi h¬n.

6. S¾p xÕp mét tho¶ thuËn 50 -50 nh­ng kÌm theo mét hîp ®ång qu¶n lý mµ phÇn quyÕt ®Þnh nghiªng vÒ phÝa ng­êi ®Çu t­ Mü.

7. S¾p xÕp mét ho¹t ®éng ®Ó cho toµn bé s¶n l­îng cña xÝ nghiÖp liªn doanh s¶n xuÊt ra, ®­îc b¸n  cho mét c«ng ty marketing do phÝa Mü ®iÒu khiÓn. C«ng ty marketing nµy cã thÓ nhËn ®­îc nh÷ng g× mµ nã muèn tõ c«ng ty s¶n xuÊt.

8. Mét söa ®æi cña môc 7: dµnh 51% c«ng ty s¶n xuÊt cho bªn ®Þa ph­¬ng ®Ó ®æi lÊy 51% c«ng ty b¸n hµng.

9. Tho¶ m·n søc Ðp 50% quyÒn së h÷u cña ®Þa ph­¬ng, b»ng c¸ch dïng ®óng 50% nh­ng ®­a vµo tay cña mét c«ng ty b¶o hiÓm ®Þa ph­¬ng kh«ng cã quyÒn lîi g× trong ban gi¸m ®èc.

10. Tuy nhiªn, tèt h¬n c¶ lµ tr¶i réng 50% cña ®Þa ph­¬ng qua mét sè l­îng lín c¸c cæ ®«ng. Kinh nghiÖm nh­ C«ng ty Union Carbide ë ¢n §é vµ Kaiser ë Brazil, cã hµng ngh×n c¸c cæ ®«ng nh­ ®Þa ph­¬ng.

C©u hái th¶o luËn:

1. Sù kiÓm so¸t trªn ®©y ®· thùc sù c«ng b»ng 50 / 50 ch­a?

2. V× sao Mü ®Ò ra c¸ch kiÓm so¸t nh­ vËy?

3. C¸ch kiÓm so¸t nh­ vËy cã gióp cho viÖc t¨ng c­êng hîp t¸c gi÷a c¸c ®èi t¸c kh«ng? V× sao?

T×nh huèng 2:

¤ng Bill Blance võa míi ®­îc bæ nhiÖm lµm gi¸m ®èc  mét nhµ m¸y lín nhÊt  cña tËp ®oµn m¸y ph¸t gas. Nhµ m¸y nµy ë Carbondale illnois. S¶n phÈm cña nhµ m¸y lµ c¸c m¸y ph¸t gas vµ nã nh­ lµ nguån n¨ng l­îng cho c¸c hÖ thèng chØ dÉn cho c¸c tªn löa cña Mü. Sau khi chuyÓn gia ®×nh tõ California tíi  Carbondale, «ng Bill Blance tæ chøc cuéc häp víi toµn nhµ m¸y. ¤ng nhËn ®­îc mét tin kh«ng hay, mét l« hµng cña nhµ m¸y ®· bÞ mét kh¸ch hµng quen tr¶ l¹i. ThËt l¹ lµ toµn bé c¸n bé, c«ng nh©n cña nhµ m¸y ®Òu bµng quan víi tin ®ã. Theo hä “®©y lµ chuyÖn cña qu¸ khø”.

¤ng Bill triÖu tËp cuéc häp víi c¸c nh©n viªn phßng kü thuËt tr­íc khi cho kÕt qu¶ kiÓm tra kh¸ch hµng. ¤ng ®· nªu ra rÊt nhiÒu c©u hái ë trong cuéc häp “ nguyªn nh©n s©u xa cña vÊn ®Ò nµy lµ g×? T¹i sao nh÷ng s¶n phÈm kh«ng ®¹t tiªu chuÈn l¹i ®­îc ®­a ®i tiªu thô? Nh÷ng g× chóng ta ®· ph¶i lµm kh¸c ®i quy tr×nh s¶n xuÊt ®Ó tr¸nh vÊn ®Ò nµy? ¶nh h­ëng cña vÊn ®Ò nµy tíi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña nhµ m¸y nh­ thÕ nµo? Nh©n viªn phßng kü thuËt cho r»ng nguyªn nh©n s©u xa cña vÊn ®Ò lµ s¶n phÈm ®· thùc hiÖn tèt ë trong tÊt c¶ c¸c kh©u trõ kh©u lµm l¹nh. Cßn víi nh÷ng c©u hái kh¸c hä ®Òu tr¶ lêi nh­ nhau “chóng t«i kh«ng biÕt”. ¤ng Bill gi¶i t¸n cuéc häp vµ gäi ®iÖn th«ng b¸o cho chñ tÞch tËp ®oµn, «ng Don Billiga, r»ng «ng nhËn thÊy cã mét vÊn ®Ò rÊt lín trong toµn bé hÖ thèng nhµ m¸y «ng. Vµ «ng muèn ®­îc th­êng xuyªn th«ng tin  vµ nhËn sù chØ ®¹o gióp ®ì tõ tËp ®oµn trong tiÕn tr×nh ®iÒu tra ph¸t hiÖn sù viÖc.

H«m sau «ng l¹i cho triÖu tËp cuéc häp víi toµn bé nhµ m¸y ®Ó th¶o luËn vÒ vÊn ®Ò nµy. Nh÷ng th«ng tin mµ «ng nhËn ®­îc tõ cuéc häp l¹i tåi tÖ h¬n rÊt nhiÒu so víi nh÷ng g× «ng chuÈn ®o¸n. Toµn bé thµnh phÈm vµ b¸n thµnh phÈm l­u kho ®· gÇn nh­ kh«ng ®¹t tiªu chuÈn vµ ph¶i lµm l¹i tõ kh©u trén cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Nh­ng ®Ó cho ra ®­îc mét l« hµng míi tõ kh©u trén - s¶n xuÊt vµ tiªu thô ph¶i mÊt Ýt nhÊt 3 th¸ng. V× vËy, nhµ m¸y ph¶i ®èi mÆt víi mét thùc tÕ lµ ph¶i chê ba th¸ng liÒn cho ®Çy c¸c èng nhiªn liÖu vµ kh«ng thu ®­îc mét ®ång doanh thu nµo trong vßng ba th¸ng nµy. Sau khi phª b×nh nh©n viªn, «ng Bill gäi ®iÖn th«ng b¸o cho ngµi Billigan “chóng t«i kh«ng thÓ cã mét s¶n phÈm nµo ®Ó giao hµng trong vßng Ýt nhÊt 90 ngµy. Nh­ vËy, chóng t«i mÊt kho¶ng 500.000 USD  tr­íc thuÕ trong vßng ba th¸ng tíi. Vµ chóng t«i còng ph¶i tõ chèi c¸c ®¬n ®Æt hµng. Nghiªm träng h¬n, chóng t«i l¹i kh«ng biÕt râ vÒ nguyªn nh©n cña vÊn ®Ò vµ cÇn ph¶i lµm g× ®Ó gi¶i quyÕt nã nh­ng chóng t«i ®ang tiÕp tôc ®iÒu tra t×m hiÓu. ¤ng Blance ®· b¾t ®Çu víi giai ®o¹n trén vµ kiÓm tra c¸c giai ®o¹n tiÕp theo cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, theo dâi xem c«ng nh©n cã lµm theo quy tr×nh chuÈn hay kh«ng. Mçi mét c«ng viÖc trong qu¸ tr×nh lµm ®Òu cã hai ng­êi quan s¸t viªn theo dâi tiÕn tr×nh thùc hiÖn theo quy tr×nh chuÈn. ChØ mét tuÇn sau «ng ®· cã ®Çy ®ñ th«ng tin ®Ó ph¸t hiÖn ra r»ng c«ng nh©n ë bé phËn trén ®· kh«ng lµm theo quy tr×nh chuÈn. Mét tuÇn sau n÷a «ng t×m ra r»ng mét khi mµ quy tr×nh ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch cÈn träng th× nguyªn vËt liÖu trong qu¸ tr×nh kiÓm tra, kiÓm so¸t ®¹t tiªu chuÈn chÊt l­îng mét c¸ch hoµn h¶o.

C©u hái th¶o luËn:

1. ChØ ra c¸c nguyªn nh©n trong viÖc kiÓm  tra, kiÓm so¸t chÊt l­îng cña nhµ m¸y ph¸t gas.

2. T¹i sao l¹i kh«ng tiÕn hµnh kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm tr­íc khi chuyÓn cho kh¸ch hµng? LiÖu ®ã cã thÓ lµ mét nguyªn nh©n? Lµm sao ®Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò ph¸t sinh nµy?

3. ChØ ra nh÷ng ph­¬ng ph¸p kh¸c mµ «ng Blance cã thÓ sö dông ®Ó ph¸t hiÖn vÊn ®Ò chÊt l­îng trong nhµ m¸y. ¤ng ph¶i lµm g× ®Ó c¶i thiÖn t×nh h×nh nµy?

4. Ch­¬ng tr×nh kiÓm tra, kiÓm so¸t chÊt l­îng nªn ®­îc thùc hiÖn nh­ thÕ nµo ®Ó tr¸nh ®­îc mäi vÊn ®Ò ph¸t sinh trong toµn nhµ m¸y?

T×nh huèng 3:

C«ng ty TNHH Q & T kinh doanh thiÕt bÞ ®iÖn. Hai s¸ng lËp viªn cña c«ng ty ®Òu lµ ng­êi trong gia ®×nh. Trong vµi n¨m ®Çu, ho¹t ®éng chñ yÕu cña c«ng ty lµ kinh doanh th­¬ng m¹i, sau ®ã c«ng ty tiÕp tôc më réng sang lÜnh vùc thiÕt bÞ ®iÖn vµ dù kiÕn tiÕp tôc më réng sang lÜnh vùc x©y l¾p ®iÖn. Tuy nhiªn, kÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty kh«ng ph¶i lóc nµo còng tèt vµ thËm chÝ trong hai n¨m võa qua ®· bÞ thua lç do doanh thu qu¸ thÊp.

C¬ cÊu tæ chøc hiÖn nay cña c«ng ty gåm 4 bé phËn: KÕ to¸n, kinh doanh, hµnh chÝnh vµ mét xÝ nghiÖp s¶n xuÊt thiÕt bÞ ®iÖn. Ban gi¸m ®èc vµ c¸c tr­ëng phßng ®Òu do c¸c thµnh viªn trong gia ®×nh n¾m gi÷. Tuy nhiªn, trong ban gi¸m ®èc kh«ng cã ai tèt nghiÖp ®¹i häc ngµnh qu¶n trÞ kinh doanh. Yªu cÇu ®èi víi c¸c nh©n viªn lµ ph¶i lµm viÖc ®­îc ngay v× c«ng ty kh«ng thÓ tæ chøc c¸c líp ®µo t¹o. Khi ®· tuyÓn vµo c«ng ty, chØ cã mét sè nh©n viªn qu¶n trÞ vµ v¨n phßng míi ®­îc ký hîp ®ång dµi h¹n (1 n¨m trë lªn), cßn l¹i ®Òu ký hîp ®ång 6 th¸ng vµ 3 th¸ng. Trõ c«ng nh©n lµm viÖc trong xÝ nghiÖp s¶n xuÊt, c«ng viÖc trong c¸c bé phËn cßn l¹i kh«ng cã sù ph©n biÖt râ rµng, mét nh©n viªn kÕ to¸n ph¶i thùc hiÖn c«ng viÖc cña c¶ bé phËn kinh doanh vµ hµnh chÝnh.

HÖ thèng tr¶ l­¬ng cña c«ng ty chØ cã sù ph©n biÖt gi÷a bé phËn s¶n xuÊt vµ bé phËn v¨n phßng (bao gåm kinh doanh, kÕ to¸n vµ hµnh chÝnh). §èi víi c«ng nh©n lµm viÖc trong xÝ nghiÖp s¶n xuÊt, tiÒn l­¬ng ®­îc tr¶ theo s¶n phÈm [tiÒn l­¬ng thùc tÕ = (l­¬ng c¬ b¶n / ®Þnh møc s¶n l­îng) x s¶n l­îng thùc tÕ]. §èi víi nh©n viªn v¨n phßng, hä ®Òu ®­îc h­ëng møc l­¬ng nh­ nhau, tiÒn l­¬ng hµng th¸ng ®­îc tÝnh dùa trªn sè ngµy lµm viÖc thùc tÕ vµ møc l­¬ng c¬ b¶n. C«ng ty kh«ng cã chÕ ®é tr¶ l­¬ng lµm viÖc ngoµi giê cho nh©n viªn hµnh chÝnh khi ®­îc huy ®éng lµm viÖc kh¸c. C«ng ty còng kh«ng ®Æt ra hÖ thèng bËc l­¬ng ®Ó tr¶ cho c¸c c«ng viÖc kh¸c nhau vµ th©m niªn lµm viÖc kh¸c nhau. Trªn thùc tÕ, viÖc t¨ng l­¬ng cho nh©n viªn ®­îc xem xÐt hai n¨m mét lÇn do gi¸m ®èc quyÕt ®Þnh sau khi ®· tham kh¶o ý kiÕn cña c¸c tr­ëng phßng. Tuy nhiªn, còng rÊt Ýt ng­êi ®­îc t¨ng l­¬ng v× hÇu hÕt nh©n viªn chØ lµm viÖc ®­îc kho¶ng 1 n¨m lµ hä chuyÓn c«ng ty kh¸c. Trong tr­êng hîp ph¶i t¨ng l­¬ng cho nh©n viªn th× gi¸m ®èc quyÕt ®Þnh mét møc l­¬ng mµ «ng cho lµ hîp lý. Ngoµi tiÒn l­¬ng, ng­êi lao ®éng cßn ®­îc nhËn tiÒn th­ëng vµo cuèi n¨m vµ tiÒn tr¶ thªm vµo ngµy 2/ 9 vµ tÕt nguyªn ®¸n. TiÒn th­ëng ®­îc x¸c ®Þnh dùa trªn kÕt qu¶ kinh doanh cña c¶ n¨m vµ ®­îc chia b×nh qu©n cho tÊt c¶ nh©n viªn. NÕu nh©n viªn nµo vi ph¹m kû luËt hoÆc kh«ng hoµn thµnh c«ng viÖc ®­îc giao th× kh«ng ®­îc nhËn tiÒn th­ëng hoÆc Ýt h¬n tuú theo møc ®é vi ph¹m. NÕu trong n¨m mµ c«ng ty ho¹t ®éng kh«ng cã l·i th× nh©n viªn kh«ng cã tiÒn th­ëng.

Phã phßng kinh doanh ®· xin nghØ viÖc sau mét n¨m lµm viÖc ë Q & T cho biÕt: “t«i kh«ng cã c¬ héi ®Ó lµm viÖc hÕt kh¶ n¨ng cña m×nh. TÊt c¶ mäi viÖc ®Òu do gi¸m ®èc vµ tr­ëng phßng quyÕt ®Þnh…t«i kh«ng nh×n thÊy t­¬ng lai nghÒ nghiÖp ë Q & T. T«i kh«ng thÓ biÕt ®­îc tiÒn l­¬ng còng nh­ c«ng viÖc cña t«i ë Q & T trong n¨m tíi sÏ nh­ thÕ nµo”. Nh÷ng nh©n viªn ®ang lµm viÖc th× than phiÒn r»ng hä ph¶i thùc hiÖn nhiÒu c«ng viÖc kh«ng liªn quan ®Õn c«ng viÖc chÝnh vµ tiÒn l­¬ng tr¶ cho hä qu¸ thÊp vµ kh«ng c«ng b»ng.

Tr­íc khi më réng sang lÜnh vùc kinh doanh míi, ban gi¸m ®èc c«ng ty ®· ®¸nh gi¸ l¹i ho¹t ®éng cña c«ng ty vµ ®· quyÕt ®Þnh mêi chuyªn gia t­ vÊn ®Õn gióp ®ì. Gi¸m ®èc yªu cÇu chuyªn gia t­ vÊn thùc hiÖn mét sè c«ng viÖc sau:

1. LËp mét b¸o c¸o ®¸nh gi¸ vÒ ho¹t ®éng qu¶n lý nh©n sù hiÖn t¹i cña c«ng ty TNHH Q & T.

2. §­a ra nh÷ng ph­¬ng ¸n ®Ó gióp ban gi¸m ®èc c«ng ty cã thÓ duy tr× vµ khuyÕn khÝch ®éng viªn ®éi ngò nh©n viªn lµm viÖc tèt h¬n.

NÕu b¹n lµ chuyªn gia t­ vÊn ®­îc mêi ®Õn Q & T b¹n sÏ thùc hiÖn yªu cÇu cña ban gi¸m ®èc nh­ thÕ nµo?

Tµi  liÖu tham kh¶o

1. Nh÷ng vÊn ®Ò cèt yÕu cña qu¶n lý. NXB Khoa häc vµ kü thuËt, Hµ néi, 1993

2. Nh÷ng vÊn ®Ò qu¶n lý kinh tÕ ë ViÖt nam. Häc viÖn chÝnh trÞ quèc gia Hµ néi, 1993

3.  T©m lý häc x· héi víi qu¶n lý doanh nghiÖp. §ç Long - Vò Dòng. Nhµ xuÊt b¶n khoa häc x· héi, Hµ néi, 1995.

4. NguyÔn H¶i S¶n: Qu¶n trÞ häc. NXB Thèng kª, 1998

5. Lª §×nh ViÖn (dÞch vµ biªn so¹n): Qu¶n trÞ xÝ nghiÖp hiÖn ®¹i, NXB trÎ 1994