Ch¬ng
3
Chøc n¨ng
tæ chøc
Môc
®Ých : Ch¬ng 3 tr×nh bµy néi dung cña chøc n¨ng tæ
chøc, nh÷ng c¬ së trong viÖc ph©n chia vµ thiÕt lËp mèi liªn hÖ gi÷a c¸c bé
phËn cña tæ chøc vµ c¸ch thøc h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ trong doanh
nghiÖp.
3.1. Kh¸i
niÖm, môc tiªu vµ nguyªn t¾c cña c«ng t¸c tæ chøc
3.1.1. Kh¸i niÖm vµ tÇm quan
träng cña c«ng t¸c tæ chøc
Tæ
chøc lµ mét thuËt ng÷ ®îc sö dông rÊt linh ho¹t.
Thø
nhÊt, tæ chøc lµ mét hÖ thèng gåm nhiÒu ngêi cïng ho¹t ®éng v× môc ®Ých chung.
Thø
hai, tæ chøc lµ qu¸ tr×nh triÓn khai kÕ ho¹ch. Nh chóng ta vÉn thêng nãi: tæ
chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch, tæ chøc triÓn khai chÝnh s¸ch hay tæ chøc thùc thi
chÝnh s¸ch. Khi ®ã tæ chøc bao gåm ba chøc n¨ng cña qu¸ tr×nh qu¶n trÞ: x©y
dùng c¬ cÊu khu«n khæ cho viÖc triÓn khai kÕ ho¹ch, chØ ®¹o thùc hiÖn kÕ ho¹ch
vµ kiÓm tra ®èi víi kÕ ho¹ch.
Thø
ba, tæ chøc lµ mét chøc n¨ng cña qu¸ tr×nh qu¶n trÞ, bao gåm viÖc ®¶m b¶o c¬
cÊu tæ chøc vµ nh©n sù cho ho¹t ®éng cña tæ chøc. §©y chÝnh lµ néi dung ®îc
nghiªn cøu trong m«n häc nµy.
C«ng
t¸c tæ chøc lµ viÖc x¸c ®Þnh nh÷ng chøc n¨ng nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña mçi ngêi, mçi bé phËn vµ mèi quan hÖ gi÷a hä trong qu¸ tr×nh
lao ®éng víi nhau sao cho c¸c c¸ nh©n vµ bé phËn cã thÓ phèi hîp víi nhau mét
c¸ch tèt nhÊt ®Ó thùc hiÖn môc tiªu chiÕn lîc cña tæ chøc.
Mäi quyÕt ®Þnh, mäi kÕ ho¹ch, mäi qu¸ tr×nh l·nh ®¹o vµ
kiÓm tra sÏ kh«ng trë thµnh hiÖn thùc hoÆc kh«ng cã hiÖu qu¶ nÕu kh«ng biÕt
c¸ch tæ chøc khoa häc viÖc thùc hiÖn nã. Tæ chøc khoa häc trong viÖc x©y dùng
guång m¸y sÏ b¶o ®¶m nÒ nÕp, quy cñ, kû c¬ng, tÝnh tæ chøc, tÝnh kû luËt, tÝnh
khoa häc, t¸c phong c«ng t¸c, sù ®oµn kÕt nhÊt trÝ, ph¸t huy ®îc hÕt n¨ng lùc
së trêng cña mçi c¸ nh©n vµ mçi bé phËn trong ®¬n vÞ. Ngîc l¹i khi bé m¸y tæ
chøc kh«ng khoa häc, kh«ng mang tÝnh hÖ thèng, kh«ng ®ñ n¨ng lùc chuyªn m«n cã
thÓ lµm cho c¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ kÐm hiÖu qu¶, bÊt nhÊt, ®ïn ®Èy tr¸ch nhiÖm,
tranh c«ng ®æ lçi, thiÕu b¶n lÜnh, kh«ng quyÕt ®o¸n, kh«ng tËn dông ®îc c¬ héi
vµ thêi c¬ khi nã xuÊt hiÖn vµ lóng tóng bÞ ®éng khi ph¶i ®èi phã víi c¸c nguy
c¬. Kh«ng biÕt c¸ch tæ chøc c¸c c«ng viÖc mét c¸ch khoa häc cã thÓ lµm háng
c«ng viÖc, l·ng phÝ c¸c nguån tµi nguyªn, ®¸nh mÊt c¬ héi, lµm cho tæ chøc bÞ
suy yÕu.Víi chøc n¨ng t¹o khu«n khæ c¬ cÊu vµ nh©n lùc cho qu¸ tr×nh triÓn khai
c¸c kÕ ho¹ch, c«ng t¸c tæ chøc cã ý nghÜa ®Æc biÖt quan träng, quyÕt ®Þnh phÇn
lín sù thµnh b¹i cña tæ chøc. Mét tæ chøc lµm tèt chøc n¨ng nµy sÏ ho¹t ®éng cã
hiÖu qu¶ trong mäi tÝnh huèng phøc t¹p.
C«ng
t¸c tæ chøc gåm nh÷ng néi dung chñ yÕu lµ:
-
X©y dùng vµ hoµn thiÖn guång m¸y cïng c¬ cÊu qu¶n trÞ bao gåm viÖc ph©n chia
doanh nghiÖp thµnh c¸c bé phËn kh¸c nhau vµ x¸c ®Þnh nhiÖm vô cho tõng bé phËn.
-
Liªn kÕt ho¹t ®éng cña c¸c c¸ nh©n, bé phËn vµ lÜnh vùc ho¹t ®éng thµnh mét thÓ
thèng nhÊt hµnh ®éng ®¹t môc tiªu qu¶n trÞ ®· ®îc ®Ò ra.
- ThiÕt kÕ qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng
viÖc, lµm cho c¬ cÊu qu¶n lý ®îc x©y dùng cã thÓ vËn hµnh ®îc trong thùc tÕ
th«ng qua viÖc x©y dùng néi quy, quy chÕ trong hîp t¸c néi bé.
-
X©y dùng mét ®éi ngò c¸n bé qu¶n trÞ giái vÒ chuyªn m«n, nhiÖt t×nh vµ tr¸ch
nhiÖm trong c«ng t¸c, ®oµn kÕt g¾n bã vµ gióp ®ì nhau cïng hoµn thµnh nhiÖm vô
®îc giao.
§Ó
c«ng t¸c tæ chøc thùc hiÖn tèt vai trß cña m×nh th× tæ chøc ph¶i ®îc thiÕt lËp
®¶m b¶o c¸c yªu cÇu ®ã lµ: Khoa häc, hiÖu qu¶, cô thÓ, s¸ng t¹o, kÕt hîp lîi
Ých tríc m¾t vµ l©u dµi, kÕt hîp quyÒn lîi, lîi Ých vµ quyÒn h¹n cïng tr¸ch
nhiÖm
3.1.2. Môc tiªu cña c«ng t¸c tæ chøc
Khi
chóng ta thµnh lËp mét doanh nghiÖp, th× mét trong nh÷ng c«ng viÖc ph¶i lµm lµ x¸c
®Þnh c¬ cÊu tæ chøc, ph©n chia tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n cho c¸c c¸ nh©n vµ bé
phËn trong tæ chøc ®ã. Khi chóng ta muèn thiÕt kÕ mét s¶n phÈm míi, chóng ta
còng ph¶i biÕt c¸ch tæ chøc ®Ó gi¶i quyÕt c«ng viÖc nµy. Nh vËy, môc tiªu cña
c«ng t¸c tæ chøc trong c¸c trêng hîp trªn lµ ®Ó gi¶i quyÕt nh÷ng nhiÖm vô cô
thÓ nh ®Ó thµnh lËp doanh nghiÖp vµ ®a nã vµo ho¹t ®éng mét c¸ch cã tæ chøc,
hay lµ ®Ó thiÕt kÕ mét s¶n phÈm míi.
Môc
tiªu cña chøc n¨ng tæ chøc lµ t¹o nªn mét m«i trêng néi bé thuËn lîi cho mçi
c¸ nh©n, mçi bé phËn ph¸t huy ®îc n¨ng lùc vµ nhiÖt t×nh cña m×nh, ®ãng gãp
tèt nhÊt vµo viÖc hoµn thµnh môc tiªu chung cña tæ chøc. Nh÷ng môc tiªu cô thÓ
vÒ mÆt tæ chøc thêng lµ :
-
X©y dùng mét bé m¸y qu¶n trÞ gän nhÑ vµ cã hiÖu lùc
-
X©y dùng nÒ nÕp v¨n ho¸ cña tæ chøc lµnh m¹nh
-
Tæ chøc c«ng viÖc khoa häc
-
Ph¸t hiÖn, uèn n¾n vµ ®iÒu chØnh kÞp thêi mäi ho¹t ®éng yÕu kÐm trong tæ chøc
-
Ph¸t huy hÕt søc m¹nh cña c¸c nguån tµi nguyªn vèn cã
-
T¹o thÕ vµ lùc cho tæ chøc thÝch øng víi mäi hoµn c¶nh thuËn lîi còng nh
Còng
nh nh
3.1.3. C¸c
nguyªn t¾c tæ chøc qu¶n trÞ
Nh÷ng
nguyªn t¾c tæ chøc qu¶n trÞ chñ yÕu ®ã lµ:
-
Nguyªn t¾c mét thñ trëng hay cßn gäi
lµ nguyªn t¾c thèng nhÊt chØ huy. Theo nguyªn t¾c nµy, mçi ngêi thùc hiÖn chØ
nhËn mÖnh lÖnh tõ mét ngêi l·nh ®¹o. §iÒu nµy gióp cho ngêi nh©n viªn thùc
thi c«ng viÖc mét c¸ch thuËn lîi, tr¸nh t×nh tr¹ng “trèng ®¸nh xu«i kÌn thæi
ngîc”
-
Nguyªn t¾c g¾n víi môc tiªu: Bé m¸y
cña doanh nghiÖp ph¶i phï hîp víi môc tiªu. Môc tiªu lµ c¬ së ®Ó x©y dùng bé
m¸y tæ chøc cña doanh nghiÖp.
- Nguyªn t¾c c©n ®èi: C©n ®èi gi÷a quyÒn
hµnh vµ tr¸ch nhiÖm, c©n ®èi vÒ c«ng viÖc gi÷a c¸c ®¬n vÞ víi nhau. Sù c©n ®èi
sÏ t¹o sù æn ®Þnh trong doanh nghiÖp vµ ph¶i cã sù c©n ®èi trong m« h×nh tæ
chøc doanh nghiÖp nãi chung.
-
Nguyªn t¾c hiÖu qu¶: Bé m¸y tæ chøc
ph¶i x©y dùng trªn nguyªn t¾c gi¶m chi phÝ.
-
Nguyªn t¾c linh ho¹t: Bé m¸y qu¶n trÞ
ph¶i linh ho¹t ®Ó cã thÓ ®èi phã kÞp thêi víi sù thay ®æi cña m«i trêng bªn
ngoµi vµ nhµ qu¶n trÞ ph¶i linh ho¹t trong ho¹t ®éng ®Ó cã nh÷ng quyÕt ®Þnh ®¸p
øng víi sù thay ®æi cña tæ chøc.
3.2. Mét sè
c¬ së trong c«ng t¸c tæ chøc
3.2.1. TÇm h¹n qu¶n trÞ
TÇm h¹n qu¶n trÞ, hay cßn gäi lµ tÇm h¹n kiÓm
so¸t, lµ kh¸i niÖm dïng ®Ó chØ sè lîng nh©n viªn cÊp díi mµ mét nhµ qu¶n trÞ
cã thÓ ®iÒu khiÓn mét c¸ch tèt ®Ñp nhÊt. Khi nãi “®iÒu khiÓn mét c¸ch tèt ®Ñp
nhÊt” chóng ta muèn nãi ®Õn viÖc qu¶n trÞ, giao viÖc, kiÓm tra, híng dÉn l·nh
®¹o nh©n viªn díi quyÒn mét c¸ch tho¶ ®¸ng, cã kÕt qu¶. Theo kinh nghiÖm qu¶n
trÞ, tÇm qu¶n trÞ tèt nhÊt cho mét nhµ qu¶n trÞ b×nh thêng lµ kho¶ng 4 - 8
nh©n viªn thuéc cÊp. Tuy nhiªn, con sè nµy cã thÓ t¨ng ®Õn 12 hay 15 trong
trêng hîp nh©n viªn díi quyÒn chØ lµm nh÷ng ho¹t ®éng ®¬n gi¶n, vµ rót xuèng
cßn 2 - 3 ngêi khi c«ng viÖc mµ cÊp díi trùc tiÕp cña nhµ qu¶n trÞ ph¶i thùc hiÖn
lµ phøc t¹p.
VÒ mÆt tæ chøc, tÇm h¹n qu¶n trÞ cã liªn quan
mËt thiÕt ®Õn sè lîng c¸c tÇng nÊc trung gian trong mét ®¬n vÞ. VÝ dô: nÕu tæ
chøc cã 20 nh©n viªn vµ tÇm h¹n qu¶n trÞ lµ 20 th× tæ chøc ®ã chØ cã 2 cÊp lµ:
l·nh ®¹o cao nhÊt vµ nh©n viªn. Ngîc l¹i nÕu tÇm h¹n qu¶n trÞ trong tæ chøc lµ
3 th× tæ chøc sÏ cã 4 cÊp. Bé m¸y tæ chøc Ýt tÇng nÊc trung gian ®îc gäi lµ bé
m¸y tæ chøc thÊp. Bé m¸y cã nhiÒu tÇng nÊc lµ bé m¸y tæ chøc cao.
Nh vËy, qua vÝ dô trªn chóng ta nhËn thÊy r»ng
víi cïng mét sè lîng c¸n bé c«ng nh©n viªn, nÕu tÇm h¹n qu¶n trÞ réng th× sÏ
cã Ýt tÇng líp trung gian, ngîc l¹i nÕu tÇm h¹n qu¶n trÞ hÑp th× sÏ cã nhiÒu
cÊp trung gian vµ bé m¸y cña tæ chøc sÏ cã d¹ng cao
Th«ng thêng chóng ta kh«ng thÝch nh÷ng bé m¸y
tæ chøc cã nhiÒu tÇng nÊc trung gian v× nh
vËy dÔ lµm chËm trÔ vµ sai lÖch sù truyÒn ®¹t còng nh
Tãm l¹i, tÇm qu¶n trÞ tuú thuéc vµo tr×nh ®é
cña nhµ qu¶n lý, tÝnh phøc t¹p cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ, tr×nh ®é vµ ý thøc t«n
träng mÖnh lÖnh cña cÊp díi, sù râ rµng trong x¸c ®Þnh nhiÖm vô, quyÒn h¹n,
tr¸ch nhiÖm vµ n¨ng lùc cña hÖ thèng th«ng tin.
3.2.2. QuyÒn h¹n trong qu¶n trÞ
Ø
Kh¸i
niÖm vµ b¶n chÊt cña quyÒn h¹n
HiÖu qu¶ cña qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh vµ tæ chøc
thùc hiÖn quyÕt ®Þnh trong qu¶n trÞ phô thuéc rÊt nhiÒu vµo viÖc ph©n quyÒn, uû
quyÒn, cïng viÖc x¸c ®Þnh quyÒn h¹n vµ quyÒn lùc cho mçi c¸ nh©n, bé phËn trong
mét tæ chøc. §Ó hiÓu ®îc c¸c c¸ch uû quyÒn trong tæ chøc cÇn ph¶i hiÓu b¶n
chÊt c¸c mèi quan hÖ quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm trong tæ chøc.
Kh¸i
niÖm: QuyÒn h¹n lµ quyÒn tù chñ trong qu¸ tr×nh
quyÕt ®Þnh vµ quyÒn ®ßi hái sù tu©n thñ quyÕt ®Þnh. QuyÒn h¹n g¾n liÒn víi mét
vÞ trÝ (hay chøc vô ) qu¶n
trÞ nhÊt ®Þnh trong c¬ cÊu tæ chøc. QuyÒn h¹n cña mét vÞ trÝ qu¶n trÞ sÏ ®îc
giao phã cho ngêi nµo n¾m gi÷ vÞ trÝ ®ã vµ nh
B¶n chÊt cña quyÒn h¹n trong c¸c quyÕt ®Þnh vÒ
qu¶n trÞ lµ ai, ®îc (hay cã) quyÒn g× ®èi víi ai, ë ®©u, còng nh
QuyÒn h¹n lµ chÊt kÕt dÝch trong c¬ cÊu tæ
chøc, lµ sîi d©y liªn kÕt c¸c bé phËn víi nhau, lµ ph¬ng tiÖn mµ nhê ®ã c¸c
nhãm ho¹t ®éng ®îc ®Æt díi sù chØ huy cña mét nhµ qu¶n trÞ vµ sù phèi hîp
gi÷a c¸c ®¬n vÞ cã thÓ ®îc n©ng cÊp dÇn. Nã chÝnh lµ c«ng cô ®Ó nhµ qu¶n trÞ
cã thÓ thùc hiÖn quyÒn tù chñ vµ t¹o ra mét m«i trêng thuËn lîi cho viÖc thùc
hiÖn nhiÖm vô cña tõng ngêi.
C¸c lo¹i quyÒn h¹n trong c¬ cÊu tæ chøc: Trong
tæ chøc quyÒn h¹n ®îc chia lµm 3 lo¹i: quyÒn h¹n trùc tuyÕn, quyÒn h¹n chøc
n¨ng vµ quyÒn h¹n tham mu, ®îc ph©n biÖt chñ yÕu b»ng mèi quan hÖ víi qu¸
tr×nh ra quyÕt ®Þnh.
Ø
QuyÒn h¹n trùc tuyÕn lµ
quyÒn h¹n cho phÐp ngêi qu¶n trÞ ra quyÕt ®Þnh vµ gi¸m s¸t trùc tiÕp ®èi víi
cÊp díi. Mçi nhµ qu¶n trÞ víi quyÒn h¹n trùc tuyÕn cã quyÒn ra quyÕt ®Þn cho
cÊp díi trùc tiÕp vµ nhËn b¸o c¸o tõ hä.
Ø
QuyÒn h¹n tham mu: b¶n
chÊt cña mèi quan hÖ tham mu lµ cè vÊn. Chøc n¨ng cña c¸c tham mu lµ ®iÒu
tra, kh¶o s¸t, nghiªn cøu, ph©n tÝch vµ ®a ra nh÷ng ý kiÕn t vÊn cho ngêi
qu¶n trÞ trùc tuyÕn mµ hä cã tr¸ch nhiÖm ph¶i quan hÖ. S¶n phÈm lao ®éng cña
c¸n bé hay bé phËn tham mu lµ lêi khuyªn chø kh«ng ph¶i lµ quyÕt ®Þnh cuèi
cïng. Do tÝnh chÊt phøc t¹p cña c¸c ho¹t ®éng vµ cña m«i trêng nªn c¸c nhµ
qu¶n trÞ khi ra quyÕt ®Þnh lu«n cÇn nh÷ng kiÕn thøc cña c¸c chuyªn gia trong
c¸c lÜnh vùc kinh tÕ, chÝnh trÞ, x· héi, c«ng nghÖ...MÆt kh¸c c¸c nhµ qu¶n trÞ
trùc tuyÕn do qu¸ bËn rén víi c«ng viÖc qu¶n trÞ hä kh«ng thÓ cã thêi gian ®Ó
tiÕn hµnh thu thËp d÷ liÖu, ph©n tÝch vµ ®a ra c¸c ph¬ng ¸n quyÕt ®Þnh, ®Æc
biÖt lµ c¸c nhµ qu¶n trÞ cÊp cao nhÊt. V× vËy quan hÖ tham mu lu«n cÇn thiÕt
®èi víi c¸c tæ chøc vµ cã thÓ gióp tæ chøc thµnh c«ng h¬n rÊt nhiÒu. Tuy nhiªn
trong thùc hµnh quyÒn h¹n tham mu cã thÓ dÉn ®Õn mét sè vÊn ®Ò nh
Ø
QuyÒn h¹n chøc n¨ng lµ
quyÒn trao cho mét c¸ nh©n ra quyÕt ®Þnh vµ kiÓm so¸t nh÷ng ho¹t ®éng nhÊt ®Þnh
cña c¸c bé phËn kh¸c. Do h¹n chÕ vÒ kiÕn thøc chuyªn m«n, thiÕu kh¶ n¨ng gi¸m
s¸t qu¸ tr×nh, nh÷ng ngêi phô tr¸ch trùc tuyÕn cã thÓ giao mét phÇn quyÒn h¹n
cho c¸n bé tham mu hoÆc qu¶n trÞ cña mét bé phËn nµo kh¸c. Ph¹m vi quyÒn h¹n
chøc n¨ng cÇn ®îc h¹n chÕ ®Ó duy tr× tÝnh toµn vÑn cña c¬ng vÞ qu¶n trÞ.
QuyÒn h¹n chøc n¨ng chØ nªn giíi h¹n trong ph¹m vi c©u hái nh thÕ nµo, vµ ®«i
khi c©u hái khi nµo- g¾n liÒn víi qua str×nh qu¶n trÞ chÝnh s¸ch, nhng hiÕm
khi bao hµm nghÜa "ë ®©u", "C¸i g×", hay "ai"-
g¾n liÒn víi qu¸ tr×nh qu¶n trÞ t¸c nghiÖp. Lý do cña sù h¹n chÕ nµy lµ ®Ó duy
tr× ®îc tÝnh nhÊt qu¸n trong mÖnh lÖnh cua rc¸c uû viªn qu¶n trÞ trùc tuyÕn.
§Ó thu ®îc kÕt qu¶ tèt trong viÖc giao phãi quyÒn h¹n chøc n¨ng ngêi l·nh ®¹o
tæ chøc cÇn ®¶m b¶o ph¹m vi quyÒn h¹n ®îc chØ râ cho ngêi ®îc uû quyÒn vµ c¶
nh÷ng ngêi chÞu sù t¸c ®éng cña quyÒn h¹n nµy.
3.2.3.
Ph©n cÊp
qu¶n trÞ
Nh ®· ph©n tÝch ë môc 3.2.1, nguyªn nh©n cã
c¸c cÊp qu¶n trÞ trong tæ chøc lµ bëi giíi h¹n cña tÇm h¹n qu¶n trÞ (tÇm kiÓm
so¸t)- lµ sè ngêi hay bé phËn mµ nhµ qu¶n trÞ cã thÓ kiÓm so¸t hiÖu qu¶. QuyÒn
h¹n trong tæ chøc ch¼ng qua lµ møc ®é ®éc lËp dµnh cho mçi ngêi th«ng qua viÖc
trao cho hä quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh. Cã sù ph©n cÊp qu¶n trÞ th× ph¶i tiÕn hµnh
uû quyÒn cho c¸c cÊp qu¶n trÞ thÊp h¬n trong tæ chøc. VËy nªn uû quyÒn ë møc ®é
nµo? Nãi c¸ch kh¸c quyÒn h¹n nªn ®îc tËp trung hay ph©n t¸n trong mét tæ chøc
ë møc ®é nµo? Tríc hÕt ta cÇn lµm râ c¸c kh¸i niÖm tËp trung quyÒn lùc, ph©n
quyÒn vµ uû quyÒn.
- TËp
trung quyÒn lùc lµ t×nh tr¹ng mµ
quyÒn lùc ®îc tËp trung vµo ngêi ®øng ®Çu tæ chøc hay bé phËn. Víi m« h×nh
tËp trung quyÒn lùc th× kh«ng cã nhiÒu cÊp qu¶n trÞ, do ®ã cã Ýt ngêi qu¶n
trÞ. TËp trung quyÒn lùc cao th× ngêi qu¶n trÞ cã thÓ gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t
chÆt chÏ cÊp díi, c¸c quyÕt ®Þnh ®îc ®a ra vµ tæ chøc thùc hiÖn nhanh chãng.
Tuy nhiªn, cÊp trªn dÔ can thiÖp qu¸ s©u vµo c«ng viÖc cña cÊp díi lµm gi¶m sù
quan t©m, tÝnh tÝch cùc vµ kh¶ n¨ng s¸ng t¹o cña hä. MÆt kh¸c do qu¶n trÞ cao
cÊp qu¸ xa lÇy trong c¸c quyÕt ®Þnh t¸c nghiÖp nªn chÊt lîng cña c¸c quyÕt
®Þnh mang tÝnh chiÕn lîc sÏ gi¶m sót.
- Ph©n
quyÒn lµ xu híng ph©n t¸n quyÒn quyÕt ®Þnh cho nh÷ng cÊp qu¶n trÞ thÊp h¬n
trong hÖ thèng thø bËc. Ph©n t¸n quyÒn lùc ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i quyÕt
®Þnh khi nµo vµ quyÒn g× sÏ ®îc uû quyÒn cho cÊp díi, lùa chän vµ huÊn luyÖn
ngêi ®îc uû quyÒn, thiÕt lËp quy chÕ kiÓm tra thÝch hîp.
- Uû
quyÒn lµ qu¸ tr×nh ngêi qu¶n trÞ cÊp trªn trao quyÒn ra quyÕt ®Þnh vµ ®iÒu
hµnh ho¹t ®éng cho cÊp díi trong mét ph¹m vi nµo ®ã.
Ph©n quyÒn lµ hiÖn tîng tÊt yÕu khi tæ chøc
®¹t tíi quy m« vµ tr×nh ®é ph¸t triÓn nhÊt ®Þnh lµm cho mét ngêi hay mét cÊp
qu¶n trÞ kh«ng thÓ ®¶m ®¬ng ®îc mäi c«ng viÖc qu¶n trÞ. Nh÷ng nguy c¬ tiÒm Èn
cña ph©n quyÒn lµ sù thiÕu nhÊt qu¸n trong chÝnh s¸ch, t×nh tr¹ng mÊt kh¶ n¨ng
kiÓm so¸t cña cÊp trªn ®èi víi cÊp díi, t×nh tr¹ng c¸t cø cña c¸c nhµ qu¶n trÞ
bé phËn. Ph©n quyÒn ë møc ®é cao, nh÷ng nhµ qu¶n trÞ trë thµnh nh÷ng ngêi ®iÒu
hµnh ®éc lËp trong c¸c bé phËn, dÉn ®Õn t×nh tr¹ng trïng l¾p chøc n¨ng, g©y
thiÖt h¹i vÒ tµi chÝnh cho tæ chøc.
Qu¸ tr×nh uû quyÒn cÇn ph¶i tu©n thñ c¸c
nguyªn t¾c c¬ b¶n sau:
+ ThiÕt lËp hÖ thèng kiÓm so¸t hîp lý
+ ChØ uû quyÒn cho cÊp díi trùc tiÕp
+ ViÖc uû quyÒn kh«ng lµm mÊt ®i hay thu nhá
tr¸ch nhiÖm cña ngêi ®îc uû quyÒn
+ QuyÒn lîi, nghÜa vô tr¸ch nhiÖm cña ngêi uû
quyÒn vµ ngêi ®îc uû quyÒn ph¶i ®¶m
b¶o vµ g¾n bã víi nhau. Nguyªn t¾c nµy ®ßi hái ph¶i ®¶m b¶o sù t¬ng xøng gi÷a
nghÜa vô, quyÒn lîi vµ tr¸ch nhiÖm
+ Néi dung, ranh giíi cña nhiÖm vô ®îc uû
quyÒn ph¶i x¸c ®Þnh râ rµng
+ Uû quyÒn ph¶i tù gi¸c, kh«ng ¸p ®Æt
+ Ngêi ®îc uû quyÒn ph¶i cã ®Çy ®ñ th«ng tin
tríc khi b¾t tay vµo viÖc
+ Lu«n lu«n ph¶i cã sù kiÓm tra trong qu¸ tr×nh
thùc hiÖn sù uû quyÒn
ViÖc
uû quyÒn cÇn ph¶i ®îc tiÕn hµnh theo nh÷ng bíc c¬ b¶n sau:
+ QuyÕt ®Þnh nh÷ng nhiÖm vô cã thÓ uû quyÒn vµ
kÕt qu¶ cÇn ®¹t ®îc. ViÖc giao quyÒn nh»m lµm cho ngêi kh¸c cã kh¶ n¨ng thùc
hiÖn ®îc c«ng viÖc. Do ®ã, cÇn ph¶i uû quyÒn t¬ng xøng víi c«ng viÖc vµ t¹o
®iÒu kiÖn cho hä thùc hiÖn c«ng t¸c ®îc giao
+ Chän ngêi vµ giao nhiÖm vô
+ Giao quyÒn h¹n ®Ó thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô ®ã
+ Yªu cÇu ngêi ®îc uû quyÒn ph¶i chÞu tr¸ch
nhiÖm
Møc ®é ph©n quyÒn trong tæ chøc: ViÖc
x¸c ®Þnh cÇn tËp trung hay ph©n t¸n quyÒn lùc chÞu ¶nh hëng cña nh÷ng nh©n tè
chñ yÕu sau:
+ Chi phÝ cña c¸c quyÕt ®Þnh. NÕu quyÕt ®Þnh
cµng t¹o ra nhiÒu chi phÝ cho tæ chøc th× cµng ®îc tËp trung vµo c¸c qu¶n trÞ
gia cÊp cao vµ ngîc l¹i. Do vËy, ®©y lµ yÕu tè quan träng nhÊt trong viÖc x¸c
®Þnh møc ®é tËp trung.
+ Sù thèng nhÊt vÒ chÝnh trÞ, chÝnh s¸ch. C¸c
chÝnh s¸ch thèng nhÊt cho phÐp so s¸nh tÝnh hiÖu qu¶ cña tõng bé phËn cña tæ
chøc vµ ®ã lµ c¬ së ®Ó quyÕt ®Þnh uû quyÒn hay tËp trung
+ NÒn v¨n ho¸ cña c«ng ty. YÕu tè nµy cã vai
trß rÊt quan träng ®èi víi viÖc cã nªn tËp trung quyÒn lùc hay kh«ng. Trong
nh÷ng tæ chøc cã bÇu kh«ng khÝ cëi më, nh©n viªn ®îc khuyÕn khÝch tham gia vµo
qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh cã ¶nh hëng tíi hä.
+ Sù s½n sµng cña c¸c nhµ qu¶n trÞ. §èi víi
nh÷ng tæ chøc coi kinh nghiÖm thùc tÕ lµ c¸ch huÊn luyÖn tèt nhÊt ®Ó ph¸t huy
tiÒm n¨ng qu¶n trÞ th× hä cã thÓ s½n sµng chÊp nhËn nh÷ng lçi lÇm cña c¸c nhµ
qu¶n trÞ. Do ®ã, cÊp trªn cã thÓ s½n sµng uû quyÒn vµ giao nhiÖm vô cho cÊp
díi
+ C¬ chÕ kiÓm so¸t. ChØ cã nh÷ng doanh nghiÖp
cã c¬ chÕ kiÓm so¸t h÷u hiÖu míi cã thÓ ¸p dông chÝnh s¸ch uû quyÒn réng r·i vµ
ngîc l¹i
+ ¶nh hëng cña m«i trêng. C¸c yÕu tè bªn
trong vµ bªn ngoµi ®Òu cã thÓ t¸c ®éng ®Õn møc ®é tËp trung cña doanh nghiÖp
3.3. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ
3.3.1. Kh¸i niÖm:
§Ó
qu¶n trÞ - ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng trong mét tæ chøc, cÇn cã mét bé m¸y gåm c¸c
cÊp, c¸c kh©u, c¸c bé phËn liªn kÕt vµ phô thuéc víi nhau theo quan hÖ däc vµ
ngang; cã nh÷ng chøc n¨ng, quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm x¸c ®Þnh.
C¬
cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp lµ tæng hîp c¸c bé phËn (®¬n vÞ vµ c¸ nh©n)
kh¸c nhau cã mèi liªn hÖ vµ quan hÖ phô thuéc lÉn nhau, ®îc chuyªn m«n ho¸ vµ
cã nh÷ng tr¸ch nhiÖm quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh, ®îc bè trÝ theo nh÷ng cÊp, nh÷ng
kh©u kh¸c nhau nh»m ®¶m b¶o thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ vµ phôc vô môc
®Ých chung ®· x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp.
C¸c
thuéc tÝnh cña mét c¬ cÊu tæ chøc gåm:
+Chuyªn m«n ho¸ trong c«ng viÖc. ViÖc ph©n chia nhiÖm vô chung thµnh nh÷ng
nhiÖm vô vµ c«ng viÖc nhá h¬n phô thuéc tríc hÕt vµo lîi thÕ vÒ kü thuËt vµ
kinh tÕ cña viÖc chuyªn m«n ho¸ lao ®éng. Lîi thÕ c¬ b¶n cña chuyªn m«n ho¸ lao
®éng lµ ë chç th«ng qua viÖc ph©n chia c«ng viÖc phøc t¹p thµnh nh÷ng ho¹t ®éng
®¬n gi¶n, dÔ ®µo t¹o, mang tÝnh ®éc lËp t¬ng ®èi ®Ó giao cho tõng ngêi tæng
n¨ng suÊt lao ®éng cña c¶ nhãm sÏ t¨ng lªn gÊp béi. Tuy nhiªn c¸c nhiÖm vô bÞ
chia c¾t qu¸ nhá sÏ lµm cho ngêi thùc hiÖn c«ng viÖc nhanh chãng c¶m thÊy nhµm
ch¸n, t×nh tr¹ng xa l¹ ®èi ®Þch gi÷a nh÷ng ngêi lao ®éng cã thÓ sÏ gia t¨ng.
§Ó kh¾c phôc h¹n chÕ cña chuyªn m«n hãa ngêi ta thêng sö dông c¸c kü thuËt ®a
d¹ng ho¸ vµ phong phó c«ng viÖc.
+H×nh thµnh c¸c bé phËn : viÖc h×nh thµnh c¸c
bé phËn cña c¬ cÊu ph¶n ¸nh qu¸ tr×nh chuyªn m«n ho¸ vµ hîp nhãm c¸c c«ng viÖc,
nhiÖm vô vµ chøc n¨ng ho¹t ®éng cña tæ chøc theo chiÒu ngang ®Ó giao cho nh÷ng
nhµ qu¶n trÞ phô tr¸ch. Hîp nhãm c¸c ho¹t ®éng vµ con ngêi ®Ó t¹o nªn c¸c bé
phËn t¹o ®iÒu kiÖn më réng tæ chøc ®Õn møc ®é kh«ng h¹n chÕ. C¸c bé phËn ®îc h×nh thµnh dùa trªn nh÷ng c¬
së kh¸c nhau t¹o ra nhiÒu m« h×nh tæ chøc kh¸c nhau nh: M« h×nh tæ chøc ®¬n
gi¶n, M« h×nh tæ chøc theo chøc n¨ng; M« h×nh tæ chøc theo s¶n phÈm/kh¸ch
hµng/®Þa d/ ®¬n vÞ chiÕn lîc, vµ m« h×nh tæ chøc ma trËn. Mçi c¬ së ®Òu cã
nh÷ng u ®iÓm vµ nhîc ®iÓm cÇn ®îc ®¸nh gi¸ theo tÝnh hiÖu qu¶ chung toµn
côc.
+QuyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm: ViÖc trao
quyÒn hµnh hay uû quyÒn cïng víi chuyªn m«n ho¸ lao ®éng cã ¶nh hëng nhiÒu
nhÊt ®Õn viÖc thiÕt kÕ c¸c c«ng viÖc vµ quyÒn h¹n cña c¸ nh©n trong tæ chøc.
Tuú theo b¶n chÊt cña c¸c mèi quan hÖ quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cã c¸c kiÓu c¬
cÊu tæ chøc kh¸c nhau, cô thÓ lµ: c¬ cÊu trùc tuyÕn, c¬ cÊu trùc tuyÕn – tham
mu, c¬ cÊu trùc tuyÕn – chøc n¨ng.
+CÊp bËc vµ ph¹m vi qu¶n trÞ. VÊn ®Ò vÒ tÇm h¹n qu¶n trÞ lu«n g¾n liÒn víi
vÊn ®Ò tæ chøc. TÇm qu¶n trÞ réng sÏ cÇn Ýt cÊp qu¶n trÞ h¬n vµ ngîc l¹i. C¨n cø vµo sè cÊp bËc qu¶n trÞ tån t¹i
3 m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc lµ c¬ cÊu n»m ngang (ph¼ng), c¬ cÊu h×nh th¸p vµ c¬
cÊu m¹ng líi.
+TËp trung vµ ph©n t¸n quyÒn trong qu¶n trÞ
: ph©n quyÒn gióp më réng quy m« tæ chøc mµ vÉn ®¶m b¶o kiÓm so¸t hiÖu qu¶. Cèt
lâi cña sù ph©n quyÒn hiÖu qu¶ lµ ®¶m b¶o sù c©n b»ng thÝch ®¸ng gi÷a tËp trung
vµ ph©n quyÒn. Mét tæ chøc gi÷ ®îc c©n b»ng tèt nÕu cã kh¨ n¨ng tËp trung ë
cÊp cao quyÒn ra quyÕt ®Þnh chiÕn lîc vµ chÝnh s¸ch nh»m t¹o khu«n khæ thèng
nhÊt cho ho¹t ®éng cña toµn tæ chøc, cßn c¸c quyÕt ®Þnh t¸c nghiÖp ®îc uû quyÒn
cho c¸c bé phËn.
+Sù phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn, ph©n hÖ cña c¬
cÊu. Phèi hîp lµ qu¸ tr×nh liªn kÕt ho¹t ®éng cña nh÷ng con ngêi, bé phËn,
ph©n hÖ vµ hÖ thèng riªng rÏ nh»m thùc hiÖn cã kÕt qu¶ vµ hiÖu qu¶ c¸c môc tiªu
chung cña tæ chøc. Môc tiªu cña phèi hîp lµ ®¹t sù thèng nhÊt ho¹t ®éng cña c¸c
bé phËn bªn trong vµ c¶ bªn ngoµi tæ chøc. Møc ®é phèi hîp cao sÏ cã lîi ®èi
víi nh÷ng c«ng viÖc kh«ng thêng nhËt vµ dÔ gÆp ph¶i c¸c t×nh huèng khã dù
®o¸n, ph¶i thùc hiÖn trong m«i trêng lu«n thay ®æi vµ nh÷ng c«ng viÖc phô
thuéc lÉn nhau. Nh÷ng tæ chøc ®Æt ra cho m×nh nh÷ng môc tiªu cµng lín, cµng ®ßi
hái møc ®é phèi hîp cao.
3.3.2.
Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp.
Mét
c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cÇn ®¹t ®îc c¸c tiªu chÝ sau:
-
Ph¶i ®¶m b¶o tÝnh tèi u:
Sè lîng c¸c cÊp, c¸c kh©u ®îc x¸c ®Þnh võa ®ñ, phï hîp víi c¸c chøc n¨ng qu¶n
trÞ vµ c¸c c«ng ®o¹n trong chu tr×nh kinh doanh. NhiÒu cÊp qu¸ sÏ g©y sù c¸ch
biÖt, kÐm nhanh nh¹y trong ®iÒu hµnh vµ cång kÒnh, l·ng phÝ. Qu¸ Ýt cÊp sÏ khiÕn
cho viÖc ®iÒu hµnh kÐm cô thÓ, s©u s¸t, dÔ s¬ hë sai sãt. NhiÒu kh©u (bé phËn
chøc n¨ng) qu¸ sÏ dÔ chång chÐo chøc n¨ng, g©y víng m¾c trong quan hÖ vµ tr¸ch
nhiÖm thiÕu râ rµng; t¹o ra nhiÒu ®Çu mèi chØ ®¹o vµ t¨ng biªn chÕ gi¸n tiÕp
chi phÝ qu¶n lý lín. Ngîc l¹i, qu¸ Ýt kh©u sÏ kh«ng qu¸n xuyÕn ®îc hÕt c¸c
chøc n¨ng cÇn thiÕt; hoÆc thiÕu chuyªn s©u tõng chøc n¨ng.
Nguyªn
t¾c tèi u lµ: B¶o ®¶m qu¸n xuyÕn hÕt khèi lîng c«ng viÖc vµ cã thÓ qu¶n lý,
kiÓm tra ®îc, tuú ®iÒu kiÖn cô thÓ mµ vËn dông trªn tinh thÇn “võa ®ñ”. Bªn
c¹nh ®ã, tÝnh tèi u còng cßn thÓ hiÖn sù c©n ®èi, hîp lý, phï hîp víi hoµn
c¶nh thùc tiÔn cña tæ chøc
-
Ph¶i qu¸n triÖt nguyªn t¾c mÒm dÎo (linh ho¹t): Ho¹t ®éng kinh doanh kh«ng ph¶i bao giê còng
diÔn ra b×nh thêng ®óng nh dù kiÕn. Nã phô thuéc c¸c diÔn biÕn cña thÞ trêng
lu«n thay ®æi cïng víi c¸c yÕu tè chÝnh trÞ, x· héi phøc t¹p, ®ßi hái tÝnh n¨ng
®éng cao trong qu¶n trÞ. Mçi doanh nghiÖp lu«n ®øng tríc nh÷ng c¬ may cÇn kÞp
thêi n¾m b¾t còng nh
-
TÝnh æn ®Þnh t¬ng ®èi:
yªu cÇu nµy dêng nh
-
§é tin cËy cao: Sù ®iÒu
hµnh, phèi hîp vµ kiÓm tra mäi ho¹t ®éng trong doanh nghiÖp ®ßi hái th«ng tin
ph¶i ®îc cung cÊp chÝnh x¸c vµ kÞp thêi. C¬ cÊu tæ chøc ph¶i b¶o ®¶m ®îc tÝnh
tin cËy cao cña c¸c th«ng tin ®ã.
TÝnh
tin cËy cßn thÓ hiÖn ë chç mäi bé phËn ®Òu hiÓu râ vµ lµm ®óng chøc n¨ng cña
m×nh (kh«ng sãt, kh«ng trïng nhau), sö dông ®óng quyÒn h¹n vµ cã kh¶ n¨ng chÞu
tr¸ch nhiÖm. Muèn vËy, c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ph¶i x¸c ®Þnh râ vÞ trÝ tõng bé
phËn cÊu thµnh trong c¶ hÖ thèng víi c¸c mèi quan hÖ däc - ngang ®Ó kh«ng g©y
víng m¾c, chång chÐo, c¶n trë lÉn nhau; t¹o ®îc mèi liªn kÕt g¾n bã cña tæ
chøc.
- TÝnh kinh tÕ: Cã bé m¸y lµ ph¶i cã chi phÝ ®Ó “nu«i” nã. Chi
phÝ qu¶n lý cao sÏ ®éi gi¸ thµnh lªn khiÕn hiÖu qu¶ kinh tÕ bÞ gi¶m sót. TÝnh
kinh tÕ cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý thÓ hiÖn ë sù tinh gän cña bé m¸y qu¶n lý
(theo nguyªn t¾c “võa ®ñ”) vµ hiÖu suÊt lµm viÖc cña nã (kh«ng chØ phô thuéc
vµo chÊt lîng c¸n bé mµ cßn do sù hîp lý cña c¬ cÊu tæ chøc). TÝnh kinh tÕ
còng cã nghÜa lµ tÝnh hiÖu qu¶ cña bé m¸y, thÓ hiÖn qua t¬ng quan gi÷a chi phÝ
bá ra víi kÕt qu¶ thu vÒ, mÆc dï khã ®¸nh gi¸ b»ng sè liÖu.
3.3.3. C¸c kiÓu c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ:
C¸c kiÓu c¬ cÊu ®îc
ph©n lo¹i theo nhiÒu tiªu chÝ kh¸c nhau.
v
Theo ph¬ng thøc h×nh thµnh c¸c bé phËn (nhê
chuyªn m«n ho¸ vµ hîp nhãm c¸c c«ng viÖc, nhiÖm vô, chøc n¨ng ®Ó t¹o nªn c¸c bé
phËn) cã c¸c kiÓu c¬ cÊu sau:
Ø C¬ cÊu ®¬n gi¶n:
Lµ ph¬ng thøc tæ chøc
®¬n gi¶n nhÊt. Trong tæ chøc kh«ng h×nh thµnh nªn c¸c bé phËn. Ngêi l·nh ®¹o
trùc tiÕp qu¶n trÞ tÊt c¶ c¸c thµnh viªn trong tæ chøc. Ngêi lao ®éng ®îc
tuyÓn ®Ó thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô cô thÓ. C¸c tæ chøc nhá nh
Ø KiÓu c¬ cÊu qu¶n lý chøc n¨ng
Lµ
c¬ cÊu ®îc tæ chøc dùa trªn chuyªn m«n ho¸ theo chøc n¨ng c«ng viÖc. Nh÷ng
nhiÖm vô qu¶n trÞ cña doanh nghiÖp ®îc ph©n chia cho c¸c ®¬n vÞ riªng biÖt, tõ
®ã mµ h×nh thµnh nh÷ng ngêi l·nh ®¹o ®¶m nhËn thùc hiÖn mét chøc n¨ng nhÊt
®Þnh. Trong kiÓu c¬ cÊu nµy, c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng cã quyÒn chØ ®¹o c¸c ®¬n vÞ
trùc tuyÕn, do ®ã mçi ngêi cÊp díi cã thÓ cã nhiÒu cÊp trªn trùc tiÕp cña
m×nh
H×nh
3.1: C¬ cÊu qu¶n lý chøc n¨ng cña mét doanh nghiÖp
 |
Trong c¬ cÊu nµy, nh÷ng ngêi
thõa hµnh nhiÖm vô ë cÊp díi ch¼ng nh÷ng nhËn mÖnh lÖnh tõ ngêi l·nh ®¹o
doanh nghiÖp, mµ c¶ tõ ngêi l·nh ®¹o c¸c chøc n¨ng kh¸c nhau. Bëi vËy, vai trß
cña ngêi l·nh ®¹o doanh nghiÖp lµ ph¶i phèi hîp cho ®îc sù ¨n khíp gi÷a nh÷ng
ngêi l·nh ®¹o chøc n¨ng, ®¶m b¶o sù thèng nhÊt trong chØ ®¹o, tr¸nh t×nh tr¹ng
m©u thuÉn, tr¸i ngîc nhau.
-
u ®iÓm cña c¬ cÊu chøc n¨ng:
Ph¶n ¸nh l«gic c¸c chøc n¨ng; Tu©n theo nguyªn t¾c chuyªn m«n ho¸ ngµnh nghÒ;
Ph¸t huy ®îc søc m¹nh vµ kh¶ n¨ng cña ®éi ngò c¸n bé theo tõng chøc n¨ng; Gi¶m
chi phÝ vµ rót ng¾n thêi gian ®µo t¹o; Kh«ng ®ßi hái ngêi qu¶n trÞ ph¶i cã
kiÕn thøc toµn diÖn; DÔ ®µo t¹o vµ dÔ t×m nhµ qu¶n trÞ;T¹o ra c¸c biÖn ph¸p
kiÓm tra chÆt chÏ cña cÊp cao nhÊt.
-
Nhîc ®iÓm cña c¬ cÊu qu¶n lý theo chøc n¨ng: DÔ x¶y ra t×nh tr¹ng chång chÐo vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô gi÷a c¸c
c¸ nh©n vµ bé phËn víi nhau; C¸c quyÕt ®Þnh ®îc ®a ra ®«i khi bÞ chËm; Sù
phèi hîp gi÷a l·nh ®¹o vµ c¸c phßng ban chøc n¨ng gÆp nhiÒu khã kh¨n; Khã x¸c
®Þnh tr¸ch nhiÖm vµ hay ®æ tr¸ch nhiÖm cho nhau; Cã thÓ dÔ dÉn tíi t×nh tr¹ng
nhµm ch¸n, ngêi thùc hiÖn nhËn nhiÒu mÖnh lÖnh kh¸c nhau.
Ø C¬ cÊu
tæ chøc ph©n chia theo ®Þa d
Môc ®Ých cña ph©n chia theo ®Þa d lµ nh»m
khuyÕn khÝch sù tham gia cña ®Þa ph¬ng, nh÷ng u thÕ trong c¸c ho¹t ®éng ë ®Þa
ph¬ng. §©y lµ ph¬ng ph¸p kh¸ phæ biÕn ë c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng trªn mét
ph¹m vi ®Þa lý réng. C¸c bé phËn cña tæ chøc ®îc h×nh thµnh nhê hîp nhãm theo
tõng khu vùc vµ giao cho mét ngêi qu¶n lý l·nh ®¹o khu vùc ®ã.
H×nh 3.2: C¬ cÊu tæ chøc theo ®Þa d
 |
-
u ®iÓm: Giao tr¸ch nhiÖm cho cÊp
thÊp h¬n; Chó ý c¸c thÞ trêng vµ nh÷ng vÊn ®Ò ®Þa ph¬ng; T¨ng cêng sù kÕt
hîp theo vïng; TËn dông ®îc tÝnh hiÖu qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng t¹i ®Þa ph¬ng;
Cung cÊp c¬ së ®µo t¹o cã gi¸ trÞ cho cÊp tæng qu¶n lý; Cã sù th«ng tin trùc
tiÕp tèt h¬n víi nh÷ng ®¹i diÖn cho lîi Ých ®Þa ph¬ng;
-
Nhîc ®iÓm: CÇn nhiÒu ngêi cã
thÓ lµm c«ng viÖc tæng qu¶n lý; Cã khuynh híng lµm cho viÖc duy tr× c¸c dÞch
vô trung t©m vÒ kinh tÕ khã kh¨n h¬n vµ cã thÓ cßn cÇn ®Õn nh÷ng dÞch vô nh lµ
nh©n sù hoÆc mua s¾m ë cÊp vïng; VÊn ®Ò kiÓm so¸t cña cÊp qu¶n lý cao nhÊt khã
kh¨n h¬n
Ø C¬ cÊu
tæ chøc ph©n chia theo s¶n phÈm
ViÖc
nhãm c¸c ho¹t ®éng theo s¶n phÈm hoÆc
tuyÕn s¶n phÈm tõ l©u ®· cã vai trß ngµy cµng gia t¨ng trong c¸c doanh nghiÖp
quy m« lín víi nhiÒu d©y chuyÒn c«ng nghÖ. Còng ®· tõ l©u nã lµ mét qu¸ tr×nh
ngµy cµng ph¸t triÓn. Nh÷ng doanh nghiÖp ®iÓn h×nh ¸p dông h×nh thøc nµy ®Òu
®îc tæ chøc theo c¸c chøc n¨ng cña doanh nghiÖp. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña
h·ng, ngêi qu¶n lý s¶n xuÊt, qu¶n lý b¸n hµng vµ dÞch vô, uû viªn qu¶n trÞ kü
thuËt ph¶i tÝnh ®Õn c¸c vÊn ®Ò vÒ quy m«. C«ng viÖc qu¶n lý ngµy cµng trë nªn
phøc t¹p vµ tÇm qu¶n lý ®· h¹n chÕ kh¶ n¨ng t¨ng thªm sè ngêi qu¶n lý thuéc
cÊp trùc tiÕp cña hä. Khi ®ã, viÖc tæ chøc dùa vµo c¸c bé phËn s¶n phÈm ®· ®îc
®a ra. ChiÕn lîc nµy ®· cho phÐp ban qu¶n trÞ cao nhÊt trao c¸c quyÒn h¹n lín
h¬n cho ban qu¶n lý bé phËn theo c¸c chøc n¨ng s¶n xuÊt, b¸n hµng, dÞch vô vµ
kü thuËt liªn quan ®Õn mét s¶n phÈm hay d©y chuyÒn s¶n phÈm cho tríc vµ chØ râ
møc tr¸ch nhiÖm chÝnh vÒ lîi nhuËn cña ngêi qu¶n lý mçi bé phËn nµy
H×nh 3.3: C¬ cÊu tæ chøc theo s¶n phÈm
- u ®iÓm: Híng sù chó ý vµ nç lùc vµo tuyÕn s¶n phÈm;
§Æt tr¸ch nhiÖm vÒ lîi nhuËn cho c¶ cÊp
khu vùc; C¶i thiÖn viÖc phèi hîp c¸c ho¹t ®éng chøc n¨ng; T¹o ra nh÷ng c¬ së
®µo t¹o cã ý nghÜa ®èi víi nhµ tæng qu¶n trÞ; Cho phÐp ph¸t triÓn vµ ®a d¹ng
ho¸ s¶n phÈm, dÞch vô
- Nhîc ®iÓm: CÇn cã nhiÒu ngêi cã n¨ng lùc qu¶n lý chung;
Cã xu thÕ lµm cho viÖc duy tr× c¸c dÞch vô kinh tÕ tËp trung trë nªn khã kh¨n;
Lµm n¶y sinh nh÷ng vÊn ®Ò khã kh¨n ®èi víi viÖc kiÓm so¸t cña cÊp qu¶n lý cao
nhÊt
Ø C¬ cÊu
tæ chøc ph©n chia theo kh¸ch hµng
§Ó
phôc vô kh¸ch hµng mét c¸ch h÷u hiÖu, ngêi ta chia kh¸ch hµng thµnh tõng nhãm
nhá cã nh÷ng vÊn ®Ò gièng nhau vÒ nhu cÇu vµ ®îc gi¶i quyÕt bëi chuyªn viªn
cña ngµnh ®ã.
H×nh 3.4: C¬ cÊu tæ chøc theo kh¸ch hµng
 |
- u ®iÓm: KhuyÕn khÝch sù chó ý ®Õn ®ßi hái cña kh¸ch
hµng; T¹o cho kh¸ch hµng c¶m gi¸c hä cã nh÷ng ngêi cung øng (ng©n hµng) hiÓu
biÕt; Ph¸t triÓn sù chuyªn s©u vÒ khu vùc kh¸ch hµng;
-
Nhîc ®iÓm: Cã thÓ khã kÕt hîp
ho¹t ®éng gi÷a c¸c nhu cÇu kh¸ch hµng tr¸i ngîc nhau; CÇn cã ngêi qu¶n lý vµ
chuyªn gia tham mu vÒ c¸c vÊn ®Ò cña kh¸ch hµng; C¸c nhãm kh¸ch hµng cã thÓ kh«ng
ph¶i lu«n x¸c ®Þnh râ rµng
Ø C¬ cÊu
tæ chøc bé phËn theo ®¬n vÞ chiÕn lîc (SBU):
Khi mèi quan hÖ gi÷a c¸c bé ph©n
trong tæ chøc ®· trë nªn qu¸ phøc t¹p, ng¨n c¶n sù phèi hîp, c¸c nhµ l·nh ®¹o
cÊp cao sÏ t×m c¸ch t¹o nªn c¸c ®¬n vÞ chiÕn lîc mang tÝnh ®éc lËp cao, cã thÓ
tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng thiÕt kÕ, s¶n xuÊt ph©n phèi s¶n phÈm cña m×nh. Mçi ®¬n
vÞ chiÕn lîc lµ mét ph©n hÖ ®éc lËp ®¶m nhËn mét hay mét sè ngµnh nghÒ ho¹t
®éng kh¸c nhau, cã thÓ c¹nh tranh víi c¸c ®¬n vÞ kh¸c trong cïng tæ chøc. §Æc trng
c¬ b¶n ®Ó ph©n biÖt ®¬n vÞ chiÕn lîc víi tæ chøc ®éc lËp lµ ngêi l·nh ®¹o ®¬n
vÞ chiÕn lîc ph¶i b¸o c¸o víi cÊp l·nh ®¹o cao nhÊt cña tæ chøc.
C¬ cÊu tËp ®oµn nh
H×nh 3.5: C¬ cÊu tæ chøc theo ®¬n
vÞ chiÕn lîc
 |
- u ®iÓm cña m« h×nh tæ chøc bé phËn theo ®¬n vÞ chiÕn
lîc lµ : X©y dùng trªn c¬ së ph©n ®o¹n chiÕn lîc nªn gióp ®¸nh gi¸ ®îc vÞ
trÝ cña tæ chøc trªn thÞ trêng, ®èi thñ c¹nh tranh vµ diÔn biÕn cña m«i
trêng; Ho¹t ®éng dùa vµo nh÷ng trung t©m chiÕn lîc, cho phÐp tiÕn hµnh kiÓm
so¸t trªn mét s¬ së cung thèng nhÊt; cã nh÷ng ®¬n vÞ ®ñ ®éc lËp víi nh÷ng môc
tiªu râ rµng vµ ®iÒu nµy cho phÐp t¨ng cêng phèi hîp b»ng ph¬ng thøc gi¶m
thiÓu nhu cÇu phèi hîp.
- Nhîc ®iÓm: Cã kh¶ n¨ng xuÊt hiÖn t×nh tr¹ng côc bé khi
lîi Ých cña ®¬n vÞ chiÕn lîc lÊn ¸t lîi Ých cña toµn tæ chøc; Chi phÝ cho c¬
cÊu t¨ngdo tÝnh trïng lÆp cña c«ng viÖc; Nh÷ng kü n¨ng kü thuËt kh«ng ®îc
chuyÓn giao dÔ dµng v× c¸c kü thuËt gia vµ chuyªn viªn ®· bÞ ph©n t¸n trong c¸c
®¬n vÞ chiÕn lîc; C«ng t¸c kiÓm so¸t cña cÊp qu¶n trÞ cao nhÊt cã thÓ gÆp khã
kh¨n.
Ø C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý theo ma trËn
M« h×nh nµy lµ sù kÕt hîp cña
hai hay nhiÒu m« h×nh tæ chøc kh¸c nhau. VÝ dô, m« h×nh tæ chøc theo chøc n¨ng
kÕt hîp víi m« h×nh tæ chøc theo s¶n phÈm. ë ®©y, c¸c c¸n bé qu¶n trÞ theo chøc
n¨ng vµ theo s¶n phÈm ®Òu cã vÞ thÕ ngang nhau. Hä chÞu tr¸ch nhiÖm b¸o c¸o cho
cïng mét cÊp l·nh ®¹o vµ cã quyÒn ra quyÕt ®Þnh thuéc lÜnh vùc mµ hä phô tr¸ch.
H×nh 3.6: C¬ cÊu tæ chøc kiÓu ma trËn
 |
|
 |
-
u ®iÓm cña c¬ cÊu tæ chøc kiÓu ma trËn: §Þnh híng theo kÕt qu¶ cuèi cïng; KÕt hîp ®îc n¨ng lùc cña
nhiÒu c¸n bé qu¶n trÞ vµ chuyªn gia; T¹o ra c¸c nhµ qu¶n trÞ cã thÓ thÝch øng
víi c¸c lÜnh vùc qu¶n trÞ kh¸c nhau; TËp chung nguån lùc vµo kh©u xung
yÕu; Cho phÐp cïng lóc thùc hiÖn nhiÒu
dù ¸n, s¶n xuÊt nhiÒu lo¹i s¶n phÈm kh¸c nhau; ®¸p øng ®îc t×nh h×nh s¶n xuÊt
kinh doanh nhiÒu biÕn ®éng; ViÖc h×nh thµnh vµ gi¶i thÓ dÔ dµng, nhanh chãng;
Ýt tèn kÐm, sö dông nh©n lùc cã hiÖu qu¶.
-
Nhîc ®iÓm cña c¬ cÊu tæ chøc kiÓu ma trËn: Cã sù m©u thuÉn vÒ quyÒn h¹n trong tæ chøc, dÔ x¶y ra tranh chÊp
¶nh hëng gi÷a ngêi l·nh ®¹o vµ c¸c bé phËn; C¬ cÊu nµy ®ßi hái nhµ qu¶n trÞ
ph¶i cã ¶nh hëng lín; Ph¹m vi øng dông cßn h¹n chÕ v× ®ßi hái mét tr×nh ®é
nhÊt ®Þnh; QuyÒn lùc vµ tr¸ch nhiÖm cña c¸c nhµ qu¶n trÞ cã thÓ trïng lÆp nhau
t¹o ra c¸c xung ®ét vµ kho¶ng c¸ch trong nç lùc gi÷a c¸c c¸ nh©n vµ ®¬n vÞ;
Trong thùc tÕ ngoµi nh÷ng m«
h×nh kÓ trªn, c¸c bé phËn cña c¬ cÊu cßn cã thÓ ®îc h×nh thµnh theo qu¸ tr×nh
c«ng nghÖ, theo c¸c dÞch vô hç trî, theo nhãm... M« h×nh ®îc lùa chän phô
thuéc vµo nhiÒu yÕu tè kh¸c nhau trong mçi hoµn c¶nh nhÊt ®Þnh. C¸c yÕu tè nµy
bao gåm c¸c lo¹i c«ng viÖc ph¶i lµm, c¸ch thøc tiÕn hµnh c«ng viÖc, nh÷ng ngêi
tham gia thùc hiÖn c«ng viÖc, c«ng nghÖ ®îc sö dông, ®èi tîng phôc vô, ph¹m
vi phôc vô... §Ó m« h×nh tæ chøc cã thÓ gióp ®¹t ®îc môc tiªu cña tæ chøc mét
c¸ch hiÖu qu¶, phÇn lín c¸c tæ chøc ®Òu sö dông h×nh thøc ph©n chia bé phËn hçn
hîp, trong ®ã kÕt hîp hai hay nhiÒu c¬ së thuÇn tuý ë trªn.
¦u ®iÓm lín nhÊt cña m« h×nh hçn
hîp lµ sù kÕt hîp nhiÒu m« h×nh cho phÐp tæ chøc lîi dông ®îc c¸c u thÕ cña
m« h×nh tæ chøc chÝnh vµ gi¶m ®îc ¶nh hëng cña c¸c nhîc ®iÓm cña nã. M« h×nh
nµy gióp xö lý ®îc c¸c t×nh huèng phøc t¹p, cã t¸c dông tèt ®èi víi c¸c tæ
chøc lín, vµ cho phÐp chuyªn m«n ho¸ mét sè c¬ cÊu tæ chøc. Tuy nhiªn, m« h×nh
hçn hîp cã thÓ lµm cho c¬ cÊu tæ chøc phøc t¹p, h×nh thµnh nh÷ng bé phËn hay
ph©n hÖ qu¸ nhá lµm t¨ng thªm nhîc ®iÓm cña mçi lo¹i m« h×nh thuÇn tuý.
v
Theo mèi quan hÖ quyÒn h¹n ®îc sö dông, c¬ cÊu
tæ chøc chia lµm c¸c lo¹i:
Ø C¬ cÊu qu¶n lý trùc tuyÕn
C¬
cÊu qu¶n lý trùc tuyÕn lµ mét kiÓu tæ chøc bé m¸y mµ mét cÊp qu¶n lý chØ nhËn
mÖnh lÖnh tõ mét cÊp trªn trùc tiÕp. HÖ thèng trùc tuyÕn h×nh thµnh mét ®êng
th¼ng râ rµng vÒ quyÒn ra lÖnh vµ tr¸ch nhiÖm tõ l·nh ®¹o cÊp cao ®Õn cÊp cuèi
cïng. C¬ cÊu kiÓu nµy ®ßi hái ngêi qu¶n lý ë mçi cÊp ph¶i cã nh÷ng hiÓu biÕt
t¬ng ®èi toµn diÖn vÒ c¸c lÜnh vùc.
HÖ
thèng qu¶n lý theo kiÓu trùc tuyÕn phï hîp víi c¸c doanh nghiÖp nhá v× mét
ngêi qu¶n lý cÊp trªn cã thÓ hiÓu râ ®îc nh÷ng ho¹t ®éng cña cÊp díi vµ ra nh÷ng mÖnh lÖnh trùc tiÕp mét c¸ch ®óng ®¾n cho cÊp
díi kh«ng cÇn qua mét c¬ quan gióp viÖc theo chøc n¨ng
nµo. §èi víi nh÷ng doanh nghiÖp hoÆc tæ chøc lín, ngêi ®øng ®Çu tæ chøc khi ra
mÖnh lÖnh cÇn tham kh¶o ý kiÕn cña c¸c bé phËn chøc n¨ng.
- u ®iÓm cña c¬ cÊu trùc tuyÕn: C¸c quyÕt ®Þnh ®îc ®a ra vµ tæ chøc thùc
hiÖn nhanh chãng, kÞp thêi; Thùc hiÖn tèt chÕ ®é qu¶n lý mét thñ trëng; C¬ cÊu
tæ chøc ®¬n gi¶n gän nhÑ, dÔ linh ho¹t
- H¹n chÕ cña c¬ cÊu trùc tuyÕn: DÔ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng ®éc ®o¸n, quan liªu;
C«ng viÖc dÔ bÞ ïn t¾c; §ßi hái ngêi qu¶n lý ph¶i cã kh¶ n¨ng toµn diÖn vÒ mäi
mÆt; Kh«ng nhËn ®îc nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp tÝch cùc cña c¸c bé phËn trung gian.
H×nh 3.7: C¬ cÊu qu¶n lý trùc tuyÕn cña mét doanh nghiÖp
 |
Ø C¬ cÊu trùc tuyÕn - chøc n¨ng
Do c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý theo
kiÓu trùc tuyÕn vµ c¬ cÊu qu¶n lý theo chøc n¨ng cã nh÷ng u nhîc ®iÓm riªng
nªn hiÖn nay nhiÒu doanh nghiÖp vµ tæ chøc lùa chän kiÓu c¬ cÊu qu¶n lý theo
kiÓu trùc tuyÕn - chøc n¨ng, tøc lµ mét kiÓu c¬ cÊu qu¶n lý kÕt hîp.
VÒ nguyªn t¾c, trong hÖ thèng
trùc tuyÕn - chøc n¨ng, quan hÖ qu¶n lý trùc tuyÕn tõ trªn xuèng díi vÉn tån t¹i, vÉn cã c¸c phßng ban chøc n¨ng nhng chØ ®¬n
thuÇn vÒ chuyªn m«n, kh«ng cã quyÒn chØ ®¹o c¸c ®¬n vÞ trùc tuyÕn. Nh÷ng ngêi
l·nh ®¹o trùc tuyÕn chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ ho¹t ®éng vµ ®îc toµn quyÒn
quyÕt ®Þnh trong ®¬n vÞ m×nh phô tr¸ch. §Ó gióp cho ngêi qu¶n lý ra c¸c quyÕt
®Þnh ®óng ®¾n, cã c¸c bé phËn chøc n¨ng gióp viÖc trong c¸c lÜnh vùc nh x©y
dùng kÕ ho¹ch, qu¶n lý nh©n sù, marketing, tµi chÝnh - kÕ to¸n, qu¶n lý kü
thuËt - c«ng nghÖ s¶n xuÊt.
H×nh 3.8. C¬ cÊu qu¶n lý theo kiÓu trùc tuyÕn - chøc n¨ng
 |
KiÓu
c¬ cÊu
|
§Æc
®iÓm
|
|||
1. C¬ cÊu n»m ngang:
 Mét v¨n phßng luËt: |
- ChØ cã mét vµi cÊp qu¶n
trÞ
- Qu¶n trÞ theo ph¬ng thøc
phi tËp trung. Mäi nh©n viªn trong tæ chøc ®Òu ®îc khuyÕn khÝch tham gia vµo
qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh.
-T¨ng kh¶ n¨ng phèi hîp nhê
¸p dông ph¬ng tøhc lµm viÖc theo nhãm.
- C«ng viÖc ®îc x¸c ®Þnh
kh¸i qu¸t, cã thÓ di chuyÓn nh©n lùc theo chiÒu ngang.
- Giíi h¹n linh ho¹t gi÷a
c¸c c«ng viÖc, c¸c bé phËn.
- §¸p øng nhanh chãng nhu
cÇu cña kh¸ch hµng vµ nh÷ng biÕn ®æi cña m«i trêng.
|
|||
2. C¬ cÊu m¹ng líi:
Liªn minh cña 5 c«ng ty nh»m
huy ®éng nguån lùc x©y dùng
|
- Liªn kÕt víi kh¸ch hµng,
nhµ cung cÊp. ®èi thñ c¹nh tranh
- Qu¶n trÞ theo ph¬ng tøhc
tËp thÓ (héi ®ång c¸c gi¸m ®èc, quyÕt ®Þnh tËp thÓ)
- Träng t©m lµ c¸c nhãm, víi
c¸c thµnh viªn cã thÓ vît ra khái biªn giíi tæ chøc
- Chia sÎ nhiÒu ®Æc ®iÓm cña
c¬ cÊu n»m ngang
|
|||
3. C¬ cÊu h×nh th¸p:
C¬ cÊu tæ chøc mét Bé
|
- NhiÒu cÊp bËc qu¶n trÞ
- Qu¶n trÞ theo ph¬ng thøc
hµnh chÝnh "trªn –díi", hay " ra lÖnh-kiÓm tra"
- Chuyªn m«n ho¸ lao ®éng
theo chøc n¨ng
- Ph©n chia tæ chøc thµnh
c¸c bé phËn mang tÝnh ®éc lËp cao
- M« t¶ c«ng viÖc chi tiÕt
- T¹o nªn biªn giíi cøng
nh¾c gi÷a c¸c c«ng viÖc vµ ®¬n vÞ
- Di chuyÓn nh©n lùc theo
chiÒu däc
|
v
Theo quan ®iÓm tæng hîp: C¬ cÊu
tæ chøc ®îc chia lµm hai lo¹i lµ c¬ cÊu c¬ häc (c¬ cÊu hµnh chÝnh m¸y mãc) vµ
c¬ cÊu h÷u c¬ linh ho¹t.
Ø
C¬ cÊu hµnh chÝnh
m¸y mãc mang nh÷ng ®Æc ®iÓm : Møc ®é chuyªn m«n ho¸ c«ng viÖc
cao vµ cè ®Þnh; Sù chia c¾t theo chøc n¨ng lín; NhiÒu cÊp bËc qu¶n trÞ; Mèi
liªn hÖ cøng nh¾c theo hÖ thèng cÊp bËc, sù chÝnh thøc ho¸ cao, c¸c kªnh truyÒn
®¹t ®Òu ®îc chÝnh thøc ho¸; QuyÒn h¹n ra quyÕt ®Þnh cã tÝnh tËp trung lín; Møc
®é phèi hîp h¹n chÕ
Ø
C¬ cÊu h÷u c¬ linh ho¹t mang nh÷ng ®Æc ®iÓm: Møc ®é chuyªn m«n ho¸ thÊp, tÝnh
linh ho¹t cao; Ýt cã sù chia c¾t theo chøc n¨ng; Cã Ýt cÊp qu¶n trÞ; Qu¶n trÞ
phi tËp trung; Sù chÝnh thøc ho¸ thÊp, c¸c kªnh truyÒn ®¹t phÇn nhiÒu mang tÝnh
kh«ng chÝnh thøc; møc ®é phèi hîp lín c¶ theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang.
3.3.4. Nh÷ng
nh©n tè ¶nh hëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ
Khi x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý
doanh nghiÖp, cÇn tÝnh ®Õn nh÷ng nh©n tè ¶nh hëng sau:
- Nhãm
c¸c nh©n tè thuéc ®èi tîng qu¶n trÞ:
+ Tr×nh ®é ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ s¶n xuÊt.
NhiÒu c«ng tr×nh nghiªn cøu ®· chøng minh r»ng c«ng nghÖ s¶n xuÊt cña doanh
nghiÖp lµ mét yÕu tè quan träng cã ¶nh hëng ®Õn viÖc thiÕt kÕ bé m¸y tæ chøc.
Nh÷ng doanh nghiÖp cã c«ng nghÖ s¶n xuÊt, quy tr×nh s¶n xuÊt phøc t¹p thêng cã
c¬ cÊu tæ chøc nhiÒu bËc víi ®Æc ®iÓm lµ møc ®é gi¸m s¸t vµ phèi hîp c«ng viÖc
®îc thùc hiÖn víi cêng ®é cao. C¬ cÊu ph¶i ®îc bè trÝ sao cho t¨ng cêng
®îc kh¶ n¨ng thÝch nghi cña tæ chøc tríc sù thay ®æi nhanh chãng vÒ c«ng
nghÖ.
- Nhãm
nh÷ng nh©n tè thuéc vÒ lÜnh vùc qu¶n trÞ:
+
ChiÕn lîc hay nh÷ng nhiÖm vô vµ môc tiªu mµ doanh nghiÖp ph¶i hoµn
thµnh. ChiÕn lîc vµ c¬ cÊu tæ chøc lµ hai mÆt kh«ng thÓ t¸ch rêi trong qu¶n
trÞ hiÖn ®¹i. BÊt cø chiÕn lîc míi nµo còng ®îc lùa chän trªn c¬ së ph©n tÝch
c¸c ®iÓm m¹nh, ®iÓm yÕu, c¬ héi vµ ®e do¹ cña m«i trêng trong ®ã c¬ cÊu ®ang
tån t¹i. Ngîc l¹i, lµ c«ng cô ®Ó thùc hiÖn c¸c môc tiªu chiÕn lîc, c¬ cÊu tæ
chøc ph¶i ®îc thay ®æi khi cã sù thay ®æi chiÕn lîc
Môc
®Ých, chøc n¨ng ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp quy ®Þnh c¬ cÊu bé m¸y. ë c¸c doanh
nghiÖp s¶n xuÊt, chøc n¨ng s¶n xuÊt lµ quan träng vµ do ®ã bé m¸y ph¶i híng
vµo phôc vô tèt nhÊt cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt. ë c¸c doanh nghiÖp dÞch vô th× bé
phËn tiÕp xóc phôc vô kh¸ch hµng lµ quan träng. Nghiªn cøu mèi liªn hÖ gi÷a chiÕn
lîc vµ c¬ cÊu tæ chøc cña 500 c«ng ty hµng ®Çu níc Mü cã kÕt qu¶ nh
ChiÕn lîc
|
C¬ cÊu tæ chøc
|
- Kinh doanh ®¬n ngµnh nghÕ
|
- Chøc n¨ng
|
- §a d¹ng ho¹t ®éng däc theo d©y chuyÒn s¶n xuÊt
|
- Chøc n¨ng víi bé phËn phô trî vËn hµnh
|
- §a d¹ng ho¸ c¸c ngµnh nghÒ cã mèi quan hÖ rÊt chÆt chÏ
|
- §¬n vÞ chiÕn lîc
|
- §a d¹ng ho¸ c¸c ngµnh nghÒ cã mèi quan hÖ kh«ng chÆt chÏ
|
- C¬ cÊu hçn hîp víi nhiÒu ph¬ng thøc tæ chøc ¸p dông cô thÓ
cho tõng bé phËn
|
- §a d¹ng ho¸ c¸c ho¹t ®éng ®éc lËp
|
- C«ng ty mÑ n¾m gi÷ cæ phÇn
|
+ Quy m« vµ møc ®é phøc t¹p trong
ho¹t ®éng cña tæ chøc cã ¶nh hëng lín tíi c¬ cÊu tæ chøc. Tæ chøc cã quy m«
lín, thùc hiÖn nh÷ng ho¹t ®éng phøc t¹p thêng cã møc ®é chuyªn m«n ho¸, tiªu
chuÈn ho¸, h×nh thøc ho¸ cao h¬n, nhng l¹i Ýt tËp trung h¬n c¸c tæ chøc nhá
thùc hiÖn nh÷ng ho¹t ®éng kh«ng qu¸ phøc t¹p.
+ Tr×nh ®é, së thÝch, thãi quen, quan niÖm
riªng cña ngêi qu¶n trÞ vµ n¨ng lùc cña
®éi ngò lao ®éng. Th¸i ®é cña l·nh ®¹o cÊp cao cã thÓ t¸c ®éng ®Õn c¬
cÊu tæ chøc. C¸c c¸n bé qu¶n trÞ theo
ph¬ng thøc truyÒn thèng thêng thÝch sö dông nh÷ng h×nh thøc tæ chøc theo chøc
n¨ng víi hÖ thèng thø bËc mµ Ýt sö dông c¸c h×nh thøc tæ chøc theo ma trËn hay
m¹ng líi, hay nh÷ng m« h×nh ph©n t¸n víi c¸c ®¬n vÞ chiÕn lîc. Nh©n lùc cã
tr×nh ®é, kü n¨ng cao thêng híng ®Õn c¸c m« h×nh qu¶n trÞ më. C¸c nh©n viªn
cÊp thÊp vµ c«ng nh©n kü thuËt cã tay nghÒ cao thêng thÝch m« h×nh tæ chøc cã
nhiÒu tæ ®éi, bé phËn ®îc chuyªn m«n ho¸ v× nh÷ng m« h×nh nh vËy cãa sù ph©n
®Þnh râ nhiÖm vô vµ t¹o c¬ héi ®Ó liªn kÕt víi nh÷ng ®èi tîng cã chuyªn m«n
t¬ng ®ång.
+ M«i trêng kinh doanh. ®©y lµ nh÷ng
yÕu tè bªn trong vµ bªn ngoµi t¸c ®éng ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh
nghiÖp. Nh÷ng tÝnh chÊt cña m«i trêng nh
Trong ®iÒu kiÖn m«i trêng khan hiÕm nguån lùc,
®a d¹ng, ph©n t¸n vµ thay ®æi nhanh chãng thêng ph¶i x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc
víi nh÷ng mèi liªn hÖ h÷u c¬, trong ®ã viÖc ra quyÕt ®Þnh mang tÝnh phi tËp trung
víi c¸c thÓ lÖ mÒm máng, c¸c bé phËn liªn kÕt chÆt chÏ víi nhau vµ c¸c tæ ®éi
®a chøc n¨ng.
+ Ngoµi ra h×nh thøc ph¸p lý cña doanh nghiÖp;
quan hÖ së h÷u tån t¹i trong doanh nghiÖp; C¸c ph¬ng tiÖn phôc vô qu¶n trÞ;
ChÝnh s¸ch ®·i ngé cña doanh nghiÖp ®èi víi ®éi ngò c¸n bé qu¶n trÞ còng cã ¶nh
hëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc cña doanh nghiÖp.
3.4. TiÕn tr×nh thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc
Dï h×nh thµnh c¬ cÊu
míi hay hoµn thiÖn, ®æi míi c¬ cÊu ®ang tån t¹i, c¸c nhµ qu¶n trÞ còng sÏ cÇn
thùc hiÖn c¸c bíc c¬ b¶n sau:
3.4.1 Nghiªn cøu c¸c nh©n tè ¶nh hëng
®Õn c¬ cÊu tæ chøc nh»m x¸c ®Þnh nh÷ng ®Æc trng c¬ b¶n nhÊt cña c¬ cÊu
Trªn
c¬ së ph©n tÝch chiÕn lîc vµ c¸c yªu tè bªn trong còng nh
+
Nh÷ng nhiÖm vô phøc t¹p sÏ ®îc ph©n chia thµnh c¸c c«ng viÖc riªng biÖt ®Õn
møc ®é nµo? ë ®©y sÏ ph¶i gi¶i quyÕt mèi quan hÖ ®èi träng gi÷a lîi thÕ lµm
t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho ®µo t¹o víi kh¶ n¨ng t¹o
ra sù tr× trÖ, ng¨n c¶n s¸ng t¹o cña chuyªn m«n ho¸ cao. QuyÕt ®Þnh vÒ møc ®é
chuyªn m«n ho¸ sÏ ¶nh hëng ®Õn viÖc x¸c ®Þnh vµ ph©n lo¹i danh môc ho¹t ®éng
cÇn thùc hiÖn trong tæ chøc.
+
SÏ sö dông m« h×nh nµo ®Ó hîp nhãm c«ng viÖc thµnh c¸c bé phËn cña c¬ cÊu? Cã
thÓ lùa chän gi÷a c¸c m« h×nh tæ chøc theo chøc n¨ng, theo s¶n phÈm, theo ®Þa
d, theo kh¸ch hµng, theo qu¸ tr×nh, theo c¸c bé phËn dÞch vô, theo ®¬n vÞ
chiÕn lîc, theo ma trËn hay kÕt hîp mét sè m« h×nh kÓ trªn.
+
SÏ sö dông m« h×nh nµo ®Ó ph©n chia quyÒn h¹n trong tæ chøc? Cã thÓ lùa chän
gi÷a c¸c m« h×nh tæ chøc trùc tuyÕn, trùc tuyÕn – tham mu, hay trùc tuyÕn –
chøc n¨ng.
+
SÏ lùa chän tÇm qu¶n trÞ lµ bao nhiªu? QuyÕt ®Þnh nµy sÏ ¶nh hëng ®Õn sè lîng
c¸c cÊp qu¶n trÞ trong hÖ thèng thø bËc.
+
ThÈm quyÒn c¸c quyÕt ®Þnh n»m ë ®©u? §iÒu nµy ¶nh hëng ®Õn mèi quan hÖ tËp
trung vµ ph©n quyÒn gi÷a c¸c cÊp qu¶n trÞ.
+
SÏ sö dông c¬ chÕ phèi hîp nµo? QuyÕt ®Þnh nµy sÏ ¶nh hëng ®Õn møc ®é phèi hîp
vµ viÖc lùa chän c¸c c«ng cô ®¶m b¶o phèi hîp c¸c yÕu tè bªn trong tæ chøc còng
nh
Nh÷ng
quyÕt ®Þnh mang tÝnh nguyªn t¾c trªn sÏ cho phÐp x¸c ®Þnh m« h×nh tæng qu¸t cña
c¬ cÊu. §ã lµ c¬ së ®Ó x©y dùng c¬ cÊu cô thÓ cho tæ chøc.
3.4.2 Chuyªn m«n ho¸ (hay ph©n chia c«ng viÖc):
KÕt
qu¶ cña giai ®o¹n nµy lµ danh môc c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô, c«ng viÖc cÇn thiÕt
®Ó thùc hiÖn môc tiªu chiÕn lîc. Qu¸ tr×nh chuyªn m«n ho¸ c«ng viÖc ®îc thùc
hiÖn theo 3 bíc: Ph©n tÝch môc tiªu chiÕn lîc; Ph©n tÝch chøc n¨ng ho¹t ®éng;
Ph©n tÝch c«ng viÖc. Qu¸ tr×nh ph©n tÝch sö dông m« h×nh chuçi gi¸ trÞ (nh s¬
®å sau).
Nh÷ng
c©u hái c¬ b¶n cÇn tr¶ lêi lµ:
+
§Ó thùc hiÖn môc tiªu cña tæ chøc cÇn tiÕn hµnh nh÷ng nhãm ho¹t ®éng (chøc
n¨ng) mang tÝnh ®éc lËp t¬ng ®èi nµo? C¸c chøc n¨ng ®è cã quan hÖ víi nhau nh
+Mçi
chøc n¨ng bao gåm nh÷ng nhiÖm vô nµo? c¸c nhiÖm vô ®ã cã quan hÖ víi nhau nh
+
§Ó thùc hiÖn mçi nhiÖm vô cÇn tiÕn hµnh nh÷ng c«ng viÖc nµo? C¸c c«ng viÖc ®ã
cã quan hÖ víi nhau nh
+
Mçi c«ng viÖc ®îc tiÕn hµnh ë ®©u?
+
Thêi gian tiÕn hµnh mçi c«ng viÖc trong mét chu kú ho¹t ®éng?
+
Nh÷ng phÈm chÊt vµ n¨ng lùc cÇn thiÕt ®Ó tiÕn hµnh c«ng viÖc.
 |
3.4.3 X©y dùng c¸c bé phËn vµ ph©n hÖ
cña c¬ cÊu
C¸c
bé phËn vµ ph©n hÖ cña c¬ cÊu ®îc h×nh thµnh th«ng qua qu¸ tr×nh hîp nhãm c¸c
c«ng viÖc. Trªn c¬ së c¸c quyÖt ®Þnh mang tÝnh nguyªn t¾c vÒ tiªu chÝ hîp nhãm
c¸c ho¹t ®éng, c¸c mèi quan hÖ quyÒn h¹n, tÇm qu¶n trÞ vµ møc ®é ph©n quyÒn,
trong giai ®o¹n nµy cÇn tiÕn hµnh nh÷ng c«ng viÖc c¬ b¶n sau:
+
Bé phËn ho¸ c¸c c«ng viÖc: Hîp nhãm c¸c c«ng viÖc cã mèi quan hÖ gÇn gòi theo
c¸ch hîp lý nhÊt ®Ó t¹o nªn c¸c bé phËn. x¸c ®Þnh sè ngêi cÇn thiÕt trong c¸c
bé phËn.
+
H×nh thµnh cÊp bËc qu¶n trÞ c¨n cø vµo quyÕt ®Þnh vÒ tÇm qu¶n trÞ vµ tiªu chÝ
hîp nhãm c¸cc bé phËn.
+
Giao quyÒn h¹n. X¸c ®Þnh ai cã quyÒn quyÕt ®Þnh cho ai vµ ai sÏ ph¶i b¸o c¸o
cho ai trong tæ chøc. Giao quyÒn h¹n cÇn thiÕt cho nh÷ng ngêi ®óng ®Çu c¸c
nhãm ®Ó tiÕn hµnh qu¶n trÞ c¸c ho¹t ®éng.
+
Phèi hîp. X©y dùng c¬ chÕ phèi hîp ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn vµ c¬ chÕ gi¸m s¸t
kÕt qu¶ cña sù phèi hîp ®ã. Cô thÓ ho¸ c¸c c«ng cô phèi hîp sÏ ®îc sö dông.
3.4.4 ThÓ chÕ ho¸ c¬ cÊu tæ chøc
ThÓ chÕ ho¸ râ rµng c¬ cÊu tæ
chøc ®Ó mäi ngêi cã thÓ hiÓu vµ lµm cho nã trë nªn cã hiÖu lùc. C¸c c«ng cô ®Ó thÓ chÕ ho¸ c¬ cÊu tæ chøc lµ
s¬ ®å tæ chøc, m« t¶ vÞ trÝ c«ng t¸c vµ s¬ ®å giao quyÒn quyÕt ®Þnh thêng ®îc
sö dông ®Ó thùc hiÖn môc tiªu trªn.
Tãm
t¾t lý thuyÕt
Trong ch¬ng nµy, chóng ta ®· nghiªn cøu nh÷ng vÊn ®Ò
rÊt kh¸i qu¸t vÒ c«ng t¸c tæ chøc trong doanh nghiÖp. Nh÷ng néi dung chñ yÕu
cÇn chó ý ®ã lµ:
§
C«ng
t¸c tæ chøc lµ viÖc x¸c ®Þnh nh÷ng chøc n¨ng nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña mçi
ngêi, mçi bé phËn vµ mèi quan hÖ gi÷a hä trong qu¸ tr×nh lao ®éng víi nhau sao
cho c¸c c¸ nh©n vµ bé phËn cã thÓ phèi hîp víi nhau mét c¸ch tèt nhÊt ®Ó thùc
hiÖn môc tiªu chiÕn lîc cña tæ chøc.
§
Môc
tiªu cña chøc n¨ng tæ chøc lµ t¹o nªn mét m«i trêng néi bé thuËn lîi cho mçi
c¸ nh©n, mçi bé phËn ph¸t huy ®îc n¨ng lùc vµ nhiÖt t×nh cña m×nh, ®ãng gãp
tèt nhÊt vµo viÖc hoµn thµnh môc tiªu chung cña tæ chøc.
§
C¬
së ®Ó thiÕt kÕ c«ng viÖc vµ h×nh thµnh c¸c bé phËn cña tæ chøc lµ tÇm h¹n qu¶n
trÞ, c¸ch thøc uû quyÒn vµ møc ®é ph©n quyÒn.
§
C¸c
kiÓu c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ®îc ph©n lo¹i theo c¸ch thøc h×nh thµnh c¸c
bé phËn, theo mèi quan hÖ quyÒn h¹n ®îc sö dông, theo sè cÊp qu¶n trÞ hoÆc
theo quan ®iÓm tæng hîp. Mèi kiÓu c¬ cÊu ®Òu cã u nhîc ®iÓm riªng. C¸c yªu
cÇu ®èi víi c¬ cÊu tæ chøc lµ: Tèi u; Linh ho¹t; æn ®Þnh: Tin cËy vµ Kinh tÕ.
§
Qu¸
tr×nh thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc gåm 4 bíc : 1-Nghiªn cøu c¸c nh©n tè ¶nh hëng
®Õn c¬ cÊu tæ chøc; 2- Ph©n chia c«ng viÖc; 3- H×nh thµnh c¸c bé phËn vµ ph©n
hÖ cña c¬ cÊu; 4-ThÓ chÕ ho¸ c¬ cÊu tæ chøc. C¸c yÕu tè ¶nh hëng ®Õn c¬ cÊu tæ
chøc gåm: C«ng nghÖ s¶n xuÊt; ChiÕn lîc; M«i trêng kinh doanh. Ngoµi ra nã
cßn bÞ ¶nh hëng cña quy m« vµ møc ®é phøc t¹p trong ho¹t ®éng cña tæ chøc vµ
®Æc ®iÓm cña nhµ qu¶n trÞ vµ n¨ng lùc cña ®éi ngò lao ®éng.
C©u
hái vµ bµi tËp th¶o luËn
1.
Tr×nh bµy kh¸i niÖm vµ c¬ së cña c«ng
t¸c tæ chøc trong doanh nghiÖp ?
2.
Khi chuyªn m«n ho¸ theo chiÒu däc ®Ó h×nh thµnh hÖ thèng thø bËc trong hÖ thèng
qu¶n trÞ chóng ta cÇn lu ý c¸c khÝa c¹nh quan träng nµo?
3.
Chuyªn m«n ho¸ chiÒu ngang dÉn tíi c¸c kiÓu c¬ cÊu tæ chøc c¬ b¶n nµo? §a vÝ
dô minh ho¹ cho c¸c kiÓu c¬ cÊu ®ã?
4.
Tr×nh bµy nh÷ng yªu cÇu ®èi víi c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ?
5.
Tr×nh bµy nh÷ng nh©n tè ¶nh hëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ?
6.
TÇm qu¶n trÞ vµ cÊp qu¶n trÞ cã quan hÖ víi nhau thÕ nµo? H·y nªu nh÷ng kiÓu c¬
cÊu tæ chøc xÐt theo sè cÊp qu¶n trÞ?
7.
ThÕ nµo lµ tËp chung, ph©n quyÒn vµ uû quyÒn trong qu¶n trÞ c¸c tæ chøc? H·y
nªu qu¸ tr×nh uû quyÒn vµ nh÷ng nguyªn t¾c c¬ b¶n ph¶i tu©n thñ ®Ó uû quyÒn
hiÖu qu¶?
8.
H·y x¸c ®Þnh c¬ së ph©n chia bé phËn trong trêng ®¹i häc hay mét c«ng ty mµ
b¹n biÕt? Theo ý kiÕn cña b¹n th× c¬ së nµo cã thÓ t¹o nªn sù kh¸c biÖt trong
ph¬ng thøc lµm viÖc cña trêng ®¹i häc hay c«ng ty ®ã?
Nghiªn cøu t×nh
huèng
¤ng
V©n lµ gi¸m ®èc c«ng ty “Thµnh lîi” chuyªn s¶n xuÊt c¸c lo¹i ®éng c¬ víi ®éi
ngò kü s vµ c«ng nh©n kü thuËt giái, ®ång thêi c«ng ty l¹i míi trang bÞ mét sè lo¹i m¸y mãc thiÕt bÞ hiÖn ®¹i níc ngoµi. Do vËy, s¶n
phÈm cña c«ng ty nµy lu«n ®¹t chÊt lîng cao, cã uy tÝn ®èi víi kh¸ch hµng vµ
cã mét vÞ trÝ thuËn lîi trªn thÞ trêng. Tuy vËy, t×nh h×nh s¶n xuÊt cña c«ng
ty trong thêi gian gÇn ®©y cã nh÷ng biÓu hiÖn ®i xuèng. Tríc t×nh h×nh ®ã, «ng
V©n quyÕt ®Þnh thµnh lËp mét ban thanh tra, ban nµy tËp hîp nh÷ng chuyªn gia
giái cã nhiÒu kinh nghiÖm ë c¸c lÜnh vùc nh qu¶n lý, tµi chÝnh, th¬ng m¹i, kü
thuËt vµ luËt… nh»m t×m c¸c nguyªn nh©n g©y ra t×nh tr¹ng tr× trÖ hiÖn nay.
Gi¸m ®èc chØ ®Þnh «ng Thµnh lµm trëng ban. Trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng, c¸c
thµnh viªn cña ban lµm viÖc rÊt thËn träng vµ cã tr¸ch nhiÖm. Sau mét thêi
gian, ban thanh tra ®· hoµn thµnh nhiÖm vô vµ tr×nh lªn gi¸m ®èc mét b¶n b¸o
c¸o chi tiÕt theo ®ã c¸c nguyªn nh©n g©y ra t×nh tr¹ng tr× trÖ chñ yÕu b¾t nguån
tõ thiÕt sãt cña mét sè phßng ban vµ ph©n xëng víi nh÷ng sè liÖu chøng minh
®Çy ®ñ thuyÕt phôc. KÌm theo b¶n b¸o c¸o lµ mét kÕ ho¹ch nh»m söa ch÷a nh÷ng
sai sãt mµ c«ng ty ®· m¾c ph¶i. Tuy nhiªn, phã gi¸m ®èc vµ c¸c trëng phßng cã
liªn quan ®Òu ph¶n b¸c nh÷ng kÕt luËn cña ban thanh tra vµ cho r»ng ban nµy ®·
can thiÖp qu¸ s©u vµo c«ng viÖc cña c¸c bé phËn ®ång thêi ®Ò nghÞ h·y bá nh÷ng
kÕt luËn cña ban thanh tra.
C©u
hái:
1.
¤ng gi¸m ®èc ®· thùc hiÖn chøc n¨ng g× trong qu¶n trÞ kinh doanh?
2.
T¹i sao phã gi¸m ®èc vµ trëng phßng l¹i ph¶n b¸c kÕt luËn cña ban thanh tra.
3.
NÕu lµ gi¸m ®èc th× Anh (chÞ) sÏ gi¶i quyÕt t×nh huèng nµy nh thÕ nµo?
T×nh huèng 2: §èi xö víi nh©n viªn
¤ng
Hoµng Long phô tr¸ch mét cöa hµng trong m¹ng líi b¸n hµng
cña c«ng ty thiÕt bÞ. Cöa hµng cã 7 ngêi b¸n hµng vµ c¸c nh©n viªn hç trî.
Nh÷ng ngêi b¸n hµng ®îc tr¶ l¬ng dùa trªn doanh sè b¸n ®îc. Nhng mäi ngêi
®Òu ph¶i lµm thªm c¸c nhiÖm vô kh¸c, ch¼ng h¹n nh nh
C©u
hái:
1.
¤ng Long nªn lµm g×?
2.
Tiªu chuÈn thùc hiÖn nhiÖm vô ë ®©y lµ g×? Cã nªn thay ®æi chóng hay kh«ng? NÕu
cã th× thay ®æi theo c¸ch nµo?
3. Ngêi phô tr¸ch cöa hµng cã thÓ lµm c¸ch nµo ®Ó kh«i phôc l¹i
tinh thÇn cña c¸c nh©n viªn?
T×nh huèng 3: Ph©n cÊp ë c«ng ty kinh doanh vËt t thiÕt bÞ
Nhê
c¸c s¶n phÈm víi chÊt lîng tèt, ch¬ng tr×nh Marketing s¸ng t¹o, dÞch vô kh¸ch
hµng trong c«ng ty hoµn h¶o, c«ng ty kinh doanh vËt t thiÕt bÞ m¸y tÝnh ®ang
dÉn ®Çu thÞ trêng, lîi nhuËn liªn tôc t¨ng cao vµ chiÕm ®îc lßng tin cña
kh¸ch hµng. Tuy nhiªn, gi¸m ®èc nhËn thÊy r»ng c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty ®·
tõng gióp c«ng ty thµnh ®¹t nay kh«ng cßn thÝch hîp víi ®ßi hái cña c«ng ty
n÷a.
Trong
nhiÒu n¨m, c«ng ty ®· tæ chøc m¹ng líi theo c¸c tuyÕn chøc n¨ng víi c¸c phã
gi¸m ®èc phô tr¸ch tµi chÝnh, marketing, s¶n xuÊt, nh©n sù, kinh doanh, kü
thuËt…Trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn, c«ng ty ®· më réng ho¹t ®éng kinh doanh, ph¸t
triÓn thªm c¸c mÆt hµng míi. Thêi gian gÇn ®©y ®· n¶y sinh mét sè vÊn ®Ò cÇn quan t©m lµ c¬ cÊu
tæ chøc cña c«ng ty kh«ng thÓ hiÖn ®îc tr¸ch nhiÖm vÒ lîi nhuËn, ë cÊp díi
gi¸m ®èc tá ra kh«ng phï hîp víi b¶n chÊt c«ng viÖc kinh doanh, ng¨n c¶n hîp
t¸c cã hiÖu qu¶ gi÷a c¸c bé phËn chøc n¨ng cña c«ng ty. Dêng nh
Do
®ã, gi¸m ®èc c«ng ty ra quyÕt ®Þnh giao cho 15 chi nh¸nh cña c«ng ty ë trong
vµ ngoµi níc quyÒn chñ ®éng kinh doanh
vµ chÞu tr¸ch nhiÖm lîi nhuËn. Tuy nhiªn, sau khi ®æi míi nµy cã hiÖu lùc th×
gi¸m ®èc thÊy r»ng kh«ng thÓ kiÓm so¸t thÝch ®¸ng c¸c chi nh¸nh nµy. XuÊt hiÖn
nh÷ng trïng lÆp ®¸ng kÓ trong c¸c chøc n¨ng kinh doanh, nh©n sù, ngêi qu¶n lý
cña mçi chi nh¸nh tiÕn hµnh ho¹t ®éng riªng mµ kh«ng quan t©m ®Õn c¸c chÝnh
s¸ch vµ chiÕn lîc cña c«ng ty. Vµ gi¸m ®èc thÊy r»ng c«ng ty cã xu híng ph©n
thµnh mét sè bé phËn ®éc lËp víi nhau.
Tõ
kinh nghiÖm cña mét vµi c«ng ty gÆp khã kh¨n khi ngêi qu¶n lý mét chi nh¸nh
m¾c sai lÇm vµ chi nh¸nh ®ã ph¶i chÞu thiÖt h¹i lín, gi¸m ®èc c«ng ty ®i ®Õn
kÕt luËn lµ «ng ®· ®i qu¸ xa trong viÖc ph©n cÊp qu¶n lý. Do vËy, gi¸m ®èc c«ng
ty h¹n chÕ quyÒn h¹n cña c¸c chi nh¸nh vµ buéc c¸c quyÕt ®Þnh quan trong cña hä
ph¶i ®îc c«ng ty th«ng qua nh: Chi tiªu bÊt kú kho¶n vèn nµo qu¸ 50 triÖu
®ång, giíi thiÖu bÊt kú s¶n phÈm míi nµo; c¸c chÝnh s¸ch vµ chiÕn lîc
marketing, gi¸ c¶, më réng doanh nghiÖp vµ thay ®æi chÝnh s¸ch nh©n sù. C¸c chi
nh¸nh tá ra kh«ng hµi lßng khi bÞ h¹n chÕ quyÒn chñ ®éng trong kinh doanh. Hä
phµn nµn r»ng chÝnh s¸ch cña c«ng ty kh«ng nhÊt qu¸n, lóc ph©n quyÒn sau ®ã l¹i
tËp quyÒn.
C©u
hái:
1.
Theo b¹n, gi¸m ®èc c«ng ty ®· m¾c ph¶i sai lÇm nµo khi ®Ó 15 chi nh¸nh cña c«ng
ty ho¹t ®éng ®éc lËp.
2.
ViÖc gi¸m ®èc c«ng ty h¹n chÕ quyÒn h¹n cña c¸c chi nh¸nh cã nªn kh«ng? T¹i
sao?
3.
Anh (chÞ) sÏ lµm nh
T×nh huèng 4: Nguyªn nh©n thµnh c«ng cña c«ng ty t vÊn
thiÕt kÕ ABC
Khëi
®Çu chØ víi 3 kiÕn tróc s trÎ míi ra trêng, C«ng ty ABC ®· tr¶i qua rÊt nhiÒu
khã kh¨n trong ho¹t ®éng kinh doanh. Cïng víi thêi gian. C«ng ty ABC ®· lín
m¹nh víi ®éi ngò nh©n viªn lªn ®Õn gÇn 100 ngêi. C«ng viÖc kinh doanh cña c«ng
ty gÆp nhiÒu thuËn lîi, uy tÝn cña c«ng ty ngµy cµng cao, lîi nhuËn thu vÒ lín.
Tr¶ lêi pháng vÊn c¸c nhµ b¸o, gi¸m ®èc c«ng ty ABC cho r»ng nh÷ng thµnh c«ng
®¹t ®îc xuÊt ph¸t tõ sù ®oµn kÕt, nhÊt trÝ vµ phèi hîp hµi hoµ gi÷a c¸c nh©n
viªn. Gi¸m ®èc C«ng ty ABC cho biÕt «ng ®· yªu cÇu tÊt c¶ mäi ngêi trong c«ng
ty, tõ vÞ trÝ thÊp nhÊt ®Õn vÞ trÝ cao nhÊt ph¶i lu«n coi m×nh lµ mét thµnh
viªn trong nhãm, cïng lµm viÖc hÕt søc m×nh v× môc ®Ých chung cña c«ng ty. ¤ng
cho r»ng viÖc ph©n ®Þnh râ rµng tæ chøc, quyÒn h¹n, vµ yªu cÇu c«ng viÖc ®èi
víi tõng vÞ trÝ, gièng nh
C©u
hái:
1.
B¹n nghÜ thÕ nµo vÒ ý kiÕn cña «ng gi¸m ®èc c«ng ty ABC?
2.
Víi c¸ch thøc tæ chøc ho¹t ®éng nh
Gi¶
sö b¹n lµ trëng mét bé phËn trong C«ng ty ABC, b¹n sÏ lµm g× ®Ó gióp c«ng ty
ABC vît qua nh÷ng vÊn ®Ò cã thÓ gÆp ph¶i trong t¬ng lai?
T×nh huèng 5: s¬ ®å tæ chøc míi cña c«ng ty c«ng nghÖ th«ng
tin vµ øng dông
Chñ
tÞch c«ng ty c«ng nghÖ th«ng tin vµ øng dông ®· tr×nh lªn Héi ®ång qu¶n trÞ mét
c¬ cÊu s¾p xÕp tæ chøc míi cho c«ng ty (nh h×nh vÏ). Theo «ng chñ tÞch, víi c¬
cÊu nµy, c«ng ty sÏ cã thÓ ph¶n øng nhanh h¬n víi nh÷ng thay ®æi cña thÞ
trêng, còng nh
C©u
hái:
1.
H·y ph©n tÝch nh÷ng u ®iÓm vµ nhîc ®iÓm cña c¬ cÊu tæ chøc nµy?
2.
NÕu b¹n lµ chñ tÞch c«ng ty c«ng nghÖ th«ng tin vµ øng dông, b¹n sÏ bè trÝ tæ
chøc c«ng ty nh nh
Tµi liÖu tham kh¶o
1. Qu¶n trÞ doanh nghiÖp
trong c¸c nÒn kinh tÕ chuyÓn ®æi. NXB Khoa häc vµ kü thuËt Hµ néi, 1996
2. 100 t×nh huèng cña gi¸m ®èc. NXB Thèng kª Hµ
néi, 1994
3. Tæ chøc ®iÒu hµnh doanh nghiÖp võa vµ nhá. NXB khoa häc vµ kü
thuËt, 1996
4. VÊn ®Ò ®æi míi qu¶n lý doanh nghiÖp ë ViÖt nam. NXB chÝnh trÞ
quèc gia, 1996
5. Qu¶n trÞ doanh nghiÖp. NXB Gi¸o dôc, Hµ
néi, 1995
6. Qu¶n trÞ kinh doanh tinh gi¶n. NXB Khoa häc vµ kü thuËt, Hµ néi, 1994
7. B¶y thãi quen cña ngêi thµnh ®¹t. NXB Thèng kª
8. Lý thuyÕt qu¶n trÞ
kinh doanh. NXB Thèng kª, Hµ néi, 1994.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét